Beheerscontrole

We volgen de dagelijkse prestaties van onze onlinediensten op de voet. Alle relevante gegevens over geautomatiseerde processen brengen we samen in een overzicht (‘general view’). Zo krijgen we een betrouwbaar beeld van het aantal aangiftes, de behandelingstijd, de beschikbaarheid, enzovoort.

We proberen de gegevens ook in een breder verband te zien. Wat is er veranderd op langere termijn? Hoe verhouden de verschillende onlinediensten en activiteiten zich tot elkaar? Om dergelijke complexe verbanden te leggen, gebruiken we een datawarehouse. Dat is een geautomatiseerde omgeving die grote hoeveelheden informatie uit interne en externe bronnen systematisch verzamelt, groepeert, combineert en bewerkt. Dat maakt het eenvoudiger om rapporten te maken die helemaal op onze behoeften zijn afgestemd.

Terwijl de general views een indruk geven van de werking van de geautomatiseerde processen, toont het datawarehouse hoe de naverwerking van de gegevens uit die processen verloopt.

De RSZ beschikt over een balanced scorecard voor het Directiecomité en een balanced scorecard voor elke algemene directie. Dit betekent dat we over een geheel van kwantificeerbare metingen beschikken, waarmee we evalueren in welke mate onze organisatie erin slaagt haar missie en strategische doelstellingen te realiseren. Concreet wordt de balanced scorecard voor het volgende gebruikt:

• als sturingsmodel voor management,
• om via indicatoren te meten of de doelstellingen (de kritieke succesfactoren) worden gehaald, en
• om systematisch te kunnen bijsturen.

De scorecard doet ook dienst als communicatie-instrument voor het management. Ze is uitstekend geschikt om een strategie mee uit te stippelen:

• Strategische doelstellingen worden via operationele plannen concreet gemaakt.
• Via boordtabellen worden de taken en verantwoordelijkheden tot op het niveau van de werknemer gebracht.

De opvolging van de bestuursovereenkomst en van het bestuursplan is geïntegreerd in de balanced scorecard, zodat een gecentraliseerde opvolging van elke directie mogelijk wordt.

Onze interne-auditdienst bestaat uit twee auditoren. Zij analyseren de werkprocessen van de RSZ en gaan na of de risico’s in die processen onder controle zijn. Zo gaan ze bijvoorbeeld na of de juiste procedures zijn gevolgd, of de invorderingen correct worden berekend, of de dossiers tijdig worden behandeld enzovoort.

Door aanbevelingen te formuleren willen ze het management van onze organisatie stimuleren om een gepast antwoord te formuleren op de vastgestelde risico’s. In 2021 werden aanbevelingen gedaan om de risico’s in verband met de kwaliteitsgarantie van de DmfA-gegevens beter te controleren, meer bepaald in het kader van stilzwijgersonderzoeken. Het onderzoek focust vooral op inspectieonderzoeken die werkgevers moeten aanzetten om ontbrekende aangiften alsnog in orde brengen. Zo worden de rechten van de werknemer alsnog goed geregistreerd en kunnen de juiste bijdragen geïnd worden. Daarnaast werd een audit met betrekking tot de delegatiebesluiten opgestart. Deze audit gaat na of de beslissingen, die worden gecommuniceerd aan tegenpartijen van de RSZ, genomen worden door de juiste personen, conform de interne afspraken.

De interne auditdienst staat samen met het team ‘beheerscontrole’ ook in voor de opvolging van de actieplannen die de betrokken diensten maken op basis van aanbevelingen van het auditrapport.

De interne auditoren proberen de kwaliteit van hun audits steeds te verbeteren, onder andere door voldoende opleidingen te blijven volgen en tevredenheidsenquêtes af te nemen. Bovendien zijn ze in 2020 al gestart met een kwaliteitsreview in samenwerking met alle andere auditoren van de OISZ (cfr Platina-netwerk). In 2022 werd het eindrapport hierover opgesteld en een tweede reeks actieplannen opgestart. De resultaten daarvan zullen de komende jaren voor verdere kwaliteitsverbetering zorgen.

Platina-netwerk

Het Platina-netwerk is een netwerk van auditoren van de interne-auditdiensten van de 11 Openbare Instellingen van Sociale Zekerheid (OISZ). Het Platina-netwerk streeft naar gemeenschappelijke kennisopbouw, ervaringsuitwisseling, afstemming en samenwerking. Jaarlijks wordt een activiteitenrapport opgemaakt en voorgelegd aan het College van OISZ.

Sinds 2016 biedt het Gemeenschappelijk Auditcomité voor de OISZ een belangrijke methodologische ondersteuning aan de interne auditoren die binnen de OISZ actief zijn. In dit comité zetelen vier externe experten en vier vertegenwoordigers van de sociale partners.

Een organisatie als de RSZ is voortdurend in beweging. We moeten daarom regelmatig opnieuw inschatten of er voldoende personeel is en of aan dat personeel de juiste taak is toegewezen.

Daarvoor hebben we Orestes: een model dat ons helpt om het vereiste aantal medewerkers per niveau en per directie te bepalen. De resultaten van Orestes helpen ons om ons jaarlijkse personeelsplan op te stellen. In moeilijke budgettaire tijden is een dergelijk instrument extra nuttig om onze personeelsbehoefte te verantwoorden bij de regering.

Als de budgettaire grenzen vastgesteld zijn, beslist het directiecomité op basis van Orestes welke aanwervingen prioritair zijn. De aanwervingen worden opgenomen in het personeelsactieplan. Soms is het zinvoller om personeel te verschuiven dan om nieuwe mensen aan te werven. Ook dan kan Orestes de juiste richting aangeven.

Orestes dient ook als basis voor de analytische boekhouding. Uit de werklast per persoon kunnen we immers gemakkelijk de personeelskost per persoon afleiden. Orestes laat ons ook toe om in het kader van de individuele evaluaties de sleutelactiviteiten voor elk functieprofiel te bepalen. Op basis daarvan bepalen we vervolgens de individuele doelstellingen. Ten slotte helpt Orestes ons ook om op een objectieve manier ons taalkader te definiëren.

De RSZ deelt zijn kennis op het gebied van werkmeting met andere instellingen door mee te werken aan het opleidingsaanbod van het Opleidingsinstituut van de Federale Overheid (OFO) en netwerkvergaderingen met de OISZ en andere geïnteresseerde organisaties te organiseren.

Bij de RSZ is ‘interne controle’ het geheel van de maatregelen die het management en het personeel nemen om de strategie en de doelstellingen van de organisatie uit te voeren. De interne controle verbetert dus de werking van de RSZ door ervoor te zorgen dat de organisatie efficiënt draait.

De afdeling interne controle maakt deel uit van het team ‘Organisatiebeheer’ binnen de directie Organisatie en Ontwikkeling en bestaat uit 2 experten. Zij ondersteunen de diensten in het bijzonder bij:

• de effectiviteit, efficiëntie en zuinigheid van de processen en activiteiten,
• de beheersing van de risico’s,
• de naleving van reglementen en procedures,
• de kwaliteit van de beheersinformatie en, meer algemeen, de naleving van de verplichting om rekenschap af te leggen, en
• de bescherming van middelen of activa tegen verlies, wangebruik en schade.

De strategische risico’s werden door het management opnieuw geëvalueerd in het najaar 2022 en de bijhorende actieplannen worden in de loop van 2023 opgezet en opgevolgd. Net als in 2021 hielp de Diabolo-tool de operationele risico’s verder in kaart te brengen. De belangrijkste risico’s en controlemaatregelen worden gemonitord aan de hand van een actieregister waarin ook de aanbevelingen van de interne auditdienst worden opgevolgd. Deze monitoring wordt semestrieel uitgevoerd.

In de loop van 2022 werd de procesmap van de RSZ bijgewerkt. De RSZ is immers een organisatie in beweging. De aanpassingen gebeurden in overleg en samenwerking met de verschillende diensten. De procesmap wordt stelselmatig verder aangevuld met de beschrijving van de verschillende processen, inclusief de risico’s aan de hand van een flow chart en de Diabolo-tool. Ook in 2023 lopen deze acties verder door.

De ontwerpen van bestuursovereenkomsten van de openbare instellingen van sociale zekerheid (OISZ) voorzagen in de oprichting van het netwerk Organisatiebeheersing. Begin 2022 werd dit netwerk opgericht. Het bestaat uit medewerkers die instaan voor het risicobeheer binnen hun OISZ met de RSZ als voorzitter. Het netwerk is in 2022 vier keer samengekomen om kennis en goede praktijken uit te wisselen op conceptueel, methodologisch en organisatorisch vlak tussen de organisatiebeheersingsfuncties.