Aangiften registreren en controleren

De Dimona, of de onmiddellijke aangifte van tewerkstelling, is een elektronische aangifte waarmee alle werkgevers elke in- of uitdiensttreding van een werknemer aan de RSZ moet melden. Er werd ook een mobiele versie ontwikkeld, zodat werkgevers hun werknemers nog sneller en gemakkelijker kunnen aangeven via tablet of smartphone.

De aangifte in Dimona van alle werknemers waarmee de werkgever een arbeidsrelatie onderhoudt, draagt bij tot de opbouw van een elektronisch personeelsbestand. Dat geeft de tewerkstelling bij elke werkgever perfect weer. De werkgever heeft op die manier zijn geactualiseerde personeelsbestand ter beschikking.

Een aangifte in permanente verandering

De afgelopen jaren zijn er verschillende specifieke statuten in Dimona ingevoerd: studenten, gelegenheidswerknemers, flexi-jobs en werknemers ‘Artikel 17’ (in de socioculturele sector en de sport).

Voor werknemers die onder één van deze statuten zijn aangeworven, moet je in Dimona meer gedetailleerde gegevens invoeren. Onder bepaalde voorwaarden geldt voor deze werknemers een gunstig stelsel van socialezekerheidsbijdragen.

Met deze nieuwe statuten is Dimona geleidelijk geëvolueerd tot een interactieve aangifte die essentiële informatie doorgeeft aan de werkgever. Het gaat meer bepaald over:

• het beheer van de contingenten: een student, een gelegenheidswerknemer of een werknemer ‘Artikel 17’ kan een voordelige berekening van de sociale bijdragen voor een maximaal aantal dagen per kalenderjaar (of uren in het geval van studenten) krijgen. Dat aantal dagen wordt het ‘contingent’ genoemd. De werkgever is verplicht om het aantal geplande dagen of uren werk vooraf aan te geven. Hij ontvangt onmiddellijk een antwoord dat zegt of de aangegeven werknemer al dan niet onder het gekozen statuut kan werken.
• de automatische controle op de naleving van de voorwaarden van het flexi-jobstatuut: om aangeworven te kunnen worden in het flexi-jobstatuut, moet de werknemer minstens voor 80% actief zijn geweest bij een andere werkgever dan diegene die hem wenst aan te werven, en dat in het 3de kwartaal voorafgaand aan de flexi-job (‘T-3’). Deze voorwaarde wordt beoordeeld op basis van een gegevensstroom tussen Dimona en de Loopbaandatabank beheerd door Sigedis.
• de indicatieve notificatie voor de maatregel 'startersloon': werkgevers die jongeren zonder werkervaring aanwerven, kunnen onder bepaalde voorwaarden een verminderd loon toekennen. Als compensatie voor dit netto loonverlies kunnen ze de jongeren een compenserende toeslag, vrij van werkgevers- en werknemersbijdragen en fiscale inhoudingen, toekennen. De werkgever kan deze toeslag fiscaal recupereren.
  Na het ontvangen van een Dimona-aangifte voor een jongere die potentieel onder de maatregel valt en jonger is dan 21 jaar, wordt gecontroleerd (via de Loopbaandatabank) of aan de maximum tewerkstellingsvoorwaarde voorafgaand aan het kwartaal werd voldaan. Indien het om een 'jonge werknemer zonder beroepservaring' gaat, wordt er aan de werkgever of zijn mandataris via Dimona rechtstreeks een melding gestuurd.

Een systematische controle

De gegevens die de werkgever in Dimona invoert, worden ook gebruikt door andere socialezekerheidsinstellingen om burgers sociale rechten toe te kennen. Het is dus heel belangrijk dat de Dimona-aangiften correct en tijdig ingediend worden.

Daarom wordt elke Dimona-aangifte bij invoer automatisch gecontroleerd. Achteraf maakt de RSZ een vergelijking tussen de gegevens aangegeven in Dimona en die in de DmfA. Deze kruiscontrole gaat voor eenzelfde werkgever de coherentie na tussen het aantal werknemers waarvoor er een actieve arbeidsrelatie in Dimona bestaat, en het aantal werknemers dat in de DmfA gemeld wordt. Als er een incoherentie vastgesteld wordt, brengt de RSZ de werkgever of zijn mandataris op de hoogte. Die moet dan de nodige correcties aanbrengen.

In 2022 kwam uit meer dan 95% van de uitgevoerde kruiscontroles geen enkele anomalie naar voren: een bewijs van de kwaliteit van de gegevens die bij de RSZ aangegeven worden!

Evolutie van het aantal Dimona-aangiften

In 2019 werd de drempel van 40 miljoen bij de RSZ ingediende Dimona-aangiften voor het eerst overschreden.

We kunnen deze significante stijging verklaren door de globale evolutie van de loontrekkende tewerkstelling, maar ook door een toename van het personeelsverloop en een versoepeling van de arbeidsmarkt. Ook moet opgemerkt dat specifieke regels werden ingevoerd voor gelegenheidswerknemers; voor elke werkdag die ze presteren moet een Dimona-aangifte worden ingediend.

De coronapandemie van 2020 heeft deze trend evenwel omgebogen: in de loop van 2020 heeft de RSZ slechts 33,3 miljoen Dimona-aangiften ontvangen, een vermindering met 19% ten opzichte van 2019.

De gezondheidscrisis heeft inderdaad onder meer geleid tot een gevoelige daling van het aantal aangiften voor tijdelijke contracten (gelegenheidswerknemers, flexi-jobs, studenten) en uitzendkrachten.

2021 kenmerkt zich als een jaar waarin de activiteiten zich hernamen. Er werden namelijk meer dan 39 miljoen aangiften geregistreerd, wat evenveel is als in 2018.

In 2022 worden meer dan 46 miljoen aangiften ingediend. Dit is een stijging van meer dan 17% ten opzichte van 2021. We zien vooral een aanzienlijke toename van het aantal aangiften voor flexi-jobbers en studenten.

U vindt een gedetailleerde beschrijving van Dimona op de portaalsite van de sociale zekerheid

De DmfA of multifunctionele aangifte is een elektronische aangifte. Elke werkgever die werknemers tewerkstelt, moet elk kwartaal een DmfA overmaken aan de RSZ.

De aangifte bevat de loon- en arbeidstijdsgegevens van alle werknemers die tijdens een bepaald kwartaal bij een werkgever tewerkgesteld zijn. Op basis van de DmfA berekent de RSZ het bedrag aan bijdragen en bijdrageverminderingen voor de werknemers.

Sommige gegevens die in de DmfA gemeld worden, worden ook ter beschikking gesteld van andere socialezekerheidsinstellingen. Zij gebruiken ze om sociale rechten aan werknemers toe te kennen. De DmfA-aangifte bevat ook veel informatie die te vinden is in onlinediensten zoals Mycareer en Mypension. Hieruit blijkt hoe belangrijk het is voor de RSZ om kwaliteitsvolle gegevens op tijd te verkrijgen.

De werkgever moet de DmfA indienen in de loop van de maand die volgt op het verlopen kwartaal. Omdat ze een zeer groot volume aan aangiften behandelen, krijgen de erkende sociale secretariaten daarvoor 15 werkdagen extra de tijd. Als de originele aangifte geregistreerd is in de databank, kan een werkgever of zijn mandataris nog correcties aanbrengen door een of meer wijzigende aangiften op te sturen.

Elk kwartaal past de RSZ de DmfA aan naar aanleiding van nieuwe overheidsmaatregelen en andere regelgevende bepalingen.

Controle en rechtzetting van DmfA-aangiften

Om de stiptheid en de kwaliteit van de ingediende aangiften te garanderen, heeft de RSZ een reeks controles ingevoerd.

De RSZ zorgt er in de eerste plaats voor dat de DmfA-aangiften binnen de vereiste termijnen worden ingediend. Werkgevers die hun aangiften niet op tijd indienen, worden aan hun wettelijke verplichtingen herinnerd en riskeren een sanctie.

Op het ogenblik van registratie van de aangifte in onze database, gebeurt een automatische controle van de juistheid van de ingediende gegevens. Fouten in de aangegeven prestaties, de berekende bijdragen en de bijdrageverminderingen geven aanleiding tot anomalieën. Als op het moment van controle alle elementen noodzakelijk voor correcte verbetering aanwezig zijn, worden die correcties onmiddellijk uitgevoerd via ‘systeemcorrecties’. Het resultaat van deze correcties wordt doorgestuurd naar de werkgever of zijn mandataris.

De RSZ aanvaardt voorlopig de overige anomalieën bij ontvangst van de aangifte en brengt de werkgever hiervan op de hoogte. De werkgever wordt dan verzocht om deze binnen de kortst mogelijke termijn recht te zetten door middel van een wijzigende aangifte.

Sommige anomalieën beïnvloeden de berekening en/of toekenning van de sociale rechten van werknemers (vakantiegeld voor arbeiders, eindejaarspremies in sommige sectoren enz.) en worden prioritair behandeld. Soms moet de inspectie optreden en bij de werkgever de juistheid van de gegevens controleren.

Daarnaast wordt ook de coherentie van de gegevens in Dimona en DmfA systematisch gecontroleerd.

De RSZ controleert tenslotte ook of bijdrageverminderingen die werkgevers aanvragen gerechtvaardigd zijn.

De behandeling van DmfA-aangiften in een paar cijfers

De gemiddelde cijfers betreffende de originele DmfA-aangiften die in 2022 ieder kwartaal ontvangen en behandeld werden zijn hieronder te vinden.

• 242 000 originele aangiften werden ieder kwartaal ingevoerd en gecontroleerd.
• 5,6 miljoen werknemerslijnen werden ieder kwartaal in de originele aangiften geregistreerd.
• 99% van de aangiften werd bij ontvangst aanvaard na controle door het systeem.
• 99,7% van de werknemerslijnen vertoonde geen enkele prioritaire anomalie 6 maanden na registratie

Nota over de werkgeverslijnen:
In de DmfA-aangifte komt een werknemerslijn overeen met het niveau waarop de socialezekerheidsbijdragen voor een werknemer worden berekend. Het is ook van hieruit dat de gegevens worden doorgestuurd naar het socialezekerheidsnetwerk. Voor iedere werknemer vinden we minimaal één werknemerslijn terug in de DmfA-aangifte. Wanneer er in de loop van een kwartaal wijzigingen optreden die een impact hebben op de berekening van de bijdragen (bijvoorbeeld als de werkgever van activiteit verandert), kunnen er meerdere werknemerslijnen zijn voor eenzelfde werknemer. Om die reden is het aantal werknemerslijnen steeds groter dan het aantal werknemers die in de loop van een kwartaal zijn tewerkgesteld.

U vindt een gedetailleerde beschrijving van de DmfA op het portaal van de sociale zekerheid

Een buitenlandse werkgever die een werknemer tijdelijk of gedeeltelijk naar België detacheert, moet die activiteit op voorhand aangeven via de onlinedienst Limosa, als de werknemer niet onderworpen is aan de Belgische sociale zekerheid. Dat moet ook gebeuren voor zelfstandigen die in het buitenland gevestigd zijn, maar een opdracht in België uitvoeren.

Het is de (doorgaans buitenlandse) werkgever of zelfstandige die de Limosamelding moet uitvoeren. De Belgische klant, voor wie de gedetacheerde werknemer of zelfstandige komt werken, moet nagaan of er wel degelijk een Limosamelding gedaan is. Is er geen Limosamelding uitgevoerd, dan moet de Belgische klant het ontbreken van de melding signaleren via het portaal van de sociale zekerheid.

De Limosameldingen door de jaren heen

Voorgaande jaren vermeldde dit rapport hoeveel meldingen jaarlijks in de Limosa-applicatie werden ingediend. Dit om een beeld te vormen van het volume van de gedetacheerde werknemers in België. Sinds 2022 gebeurt deze rapportering op basis van een andere parameter, namelijk het aantal gemelde kalenderdagen (inclusief weekends). Deze parameter geeft het aantal dagen weer waarbij voor een unieke persoon minstens één actieve melding bestaat. Dit laat ons toe overlappende meldingen in de statistieken te corrigeren.

Tussen 2018 en 2022 is het totaal aantal gemelde kalenderdagen gestegen van ongeveer 41 miljoen dagen naar 43.5 miljoen, wat een stijging van bijna 6% betekent.

Het aantal unieke natuurlijke personen waarvoor deze meldingen gelden steeg ook, maar minder sterk. We noteren een stijging van 249.755 naar 260.638, wat overeenkomt met iets meer dan 4%.

Ondanks de strenge maatregelen die de Belgische regeringen nam naar aanleiding van de gezondheidscrisis zien we dat de knik die we in 2020 in de cijfers zagen helemaal geneutraliseerd werd. België doet in stijgende lijn beroep op buitenlandse dienstverleners.

Limosakadaster

Bij de RSZ verzamelen we de gegevens van de Limosameldingen in het Limosakadaster. Dat is een gegevensbank met alle informatie over arbeid in België vanuit het buitenland. Verschillende federale sociale-inspectiediensten en andere federale en regionale instellingen hebben er toegang toe via de onlinedienst Dolsis.

De RSZ maakt in het kader van datamining en fraudedetectie ten volle gebruik van de gegevens uit dit kadaster - aangevuld met gegevens uit andere databanken.

Landen van herkomst

De volgende figuur toont de top 5 van de landen van waaruit de werknemers die naar België gedetacheerd zijn – en dus doorgaans niet aan de Belgische sociale zekerheid zijn onderworpen – het vaakst afkomstig zijn. De cijfers zijn gebaseerd op het aantal unieke personen gemeld in Limosa.

De figuur toont het vestigingsland van de werkgever, niet de nationaliteit van de werknemer. De meeste gedetacheerde werknemers werken voor werkgevers in Nederland (17 % van het totaal aantal unieke personen gemeld in Limosa). Op de tweede plaats vinden we hun Poolse tegenhangers (15 %). Werkgevers uit Litouwen (10 %, vooral in de vervoersector), Portugal (8 %) en Duitsland (7 %) vervolledigen de top vijf.

Meer informatie over Limosa vindt u op de website Working in Belgium .
Raadpleeg de portaalsite van de sociale zekerheid om meer te weten over controleplicht voor Belgische klanten die een beroep doen op buitenlandse gedetacheerde werknemers.

Bepaalde gegevens die de RSZ verzameld heeft in verband met werkgevers en werknemers, worden ter beschikking gesteld van andere socialezekerheidsinstellingen via de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ). Het is op basis van deze gegevens dat de betrokken instellingen de verschillende sociale rechten aan de burger toekennen: ziekte- en invaliditeitsverzekering, werkloosheid, pensioen, arbeidsongevallen, beroepsziekten, kinderbijslag en jaarlijkse vakantie.

Om de veiligheid van persoonsgebonden gegevens te garanderen, voerden we een systeem voor de beveiliging van gegevensstromen binnen het socialezekerheidsnetwerk in. Dankzij een filteroperatie bij de KSZ ontvangen de verschillende instellingen enkel de gegevens die ze echt nodig hebben en waarvoor ze de nodige goedkeuringen hebben gekregen.

De RSZ werkt nauw samen met de KSZ om ervoor te zorgen dat deze stromen optimaal verlopen. Samen analyseren ze meer bepaald de wijzigingen in de structuur van de aangiften en hun eventuele impact op het netwerk voordat ze doorgevoerd worden.

Als authentieke bron onderzoekt de RSZ ook aanvragen van instellingen om bijkomende DmfA-gegevens te krijgen, op basis van welomschreven doeleinden.

Het systeem van het contingent

Studenten, gelegenheidswerknemers en verenigingswerkers krijgen een voordelige berekening van hun socialezekerheidsbijdragen, binnen bepaalde limieten. Zo geldt het voordelige tarief voor een beperkt aantal dagen/uren per kalenderjaar: dit noemen we het ‘contingent’. Om de werknemers en/of de werkgevers gemakkelijk en snel dit contingent te laten controleren, stelt de RSZ hen vier onlinediensten ter beschikking:

• Student@work,
• Horeca@work, en
• Green@work,
• Mijn verenigingswerk.

Elke werkgever die een student, een gelegenheidswerknemer of een verenigingswerker aanwerft, geeft dat elektronisch via Dimona aan. De arbeidsdagen worden in deze onlinediensten automatisch van het contingent afgetrokken.

Student@work

Een jobstudent beschikt over een contingent van 475 uren waarin hij mag werken zonder onderworpen te zijn aan de gewone bijdragen. Zijn werkgever en hijzelf zijn enkel een solidariteitsbijdrage verschuldigd.

Via de onlinedienst en de mobiele applicatie Student@work kan de student zijn contingent raadplegen. Zo kent hij het aantal uren dat hij nog tegen verminderde sociale bijdragen kan werken. Hij kan ook een attest voor zijn werkgever aanmaken. Zo heeft ook die een duidelijk zicht op het aantal uren waarop hij de student nog kan tewerkstellen zonder het contingent te overschrijden. Ten slotte heeft de student in deze onlinedienst ook een overzicht van alle studentenjobs die hij al deed.

Horeca@work

Een gelegenheidswerknemer in de horeca is een werknemer die voor maximaal twee opeenvolgende dagen in dienst is. Hij heeft een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur of voor een duidelijk omschreven taak.

Onder bepaalde voorwaarden worden de sociale bijdragen voor gelegenheidswerknemers in de horeca op een voordelig uur- of dagforfait berekend. De gelegenheidswerknemer geniet dit forfait gedurende maximum 50 dagen per kalenderjaar, de werkgever gedurende 200 dagen. Als die quota overschreden worden, dan worden de bijdragen opnieuw op het reële loon berekend.

Met de onlinedienst Horeca@work controleren werknemers eenvoudig en snel hun resterend aantal dagen. Een kalender toont op welke dagen ze als gelegenheidswerknemer aan de slag zijn geweest of werden ingepland. Daarnaast is er ook een lijst van betrokken werkgevers beschikbaar. Werknemers kunnen voor hun werkgever een attest afdrukken dat het aantal resterende dagen vermeldt. Op het attest staat ook een code waarmee de werkgever online het resterende aantal dagen van een werknemer kan nagaan.

Green@work

In de tuinbouwsector kunnen werkgevers tegen gunstige voorwaarden een beroep doen op gelegenheidswerknemers. De sociale bijdragen worden niet berekend op basis van de reële bezoldigingen, maar op basis van een forfaitaire bezoldiging. Deze voordelige berekening geldt voor een beperkt aantal dagen: 65 dagen per kalenderjaar per gelegenheidswerknemer.

Met de onlinedienst Green@work controleren werkgevers uit de tuinbouwsector eenvoudig of een werknemer in aanmerking komt om als gelegenheidswerknemer te worden aangeworven. Na het invoeren van het rijksregisternummer (of het bisnummer voor een buitenlandse werknemer), geeft de onlinedienst het aantal resterende dagen van het contingent van een werknemer weer. Zo gaat de werkgever na of de werknemer zijn contingent niet heeft overschreden. Dit geeft hem meer rechtszekerheid.

Mijn verenigingswerk

Op 1 januari 2022 trad de nieuwe definitieve regeling in werking voor het aanwerven van werknemers voor het uitvoeren van activiteiten die voorheen kaderden in het verenigingswerk. Deze regeling werd gerealiseerd via een uitbreiding van artikel 17 van het koninklijk besluit van 28 november 1969 (vroeger gekend als de ’25-dagenregeling’). Op loon, verdiend in het kader van artikel 17, moeten geen socialezekerheidsbijdragen betaald worden. Dit nieuwe systeem van verenigingswerk geldt in de socio-culturele sector en de sportsector.

Per sector gelden verschillende contingenten:

• voor alle activiteiten die in artikel 17 opgesomd worden: een quotum van 300 uren/jaar, met een plafond per kwartaal van 100 uren. Dit geldt niet voor het derde kwartaal, waarin het toegelaten plafond 190 uren bedraagt;
• voor de sportsector: 450 uren/jaar, met een plafond per kwartaal van 150 uren. Dit geldt niet voor het derde kwartaal, waarin het toegelaten plafond 285 uren bedraagt.

Ook studenten mogen verenigingswerk doen. Zij moeten zich wel houden aan een limiet van 190 uren per jaar. Het verenigingswerk mag gecombineerd worden met 475 uren studentenarbeid.

De oorspronkelijke applicatie ‘verenigingswerk’ werd omgebouwd tot de tool ‘Mijn verenigingswerk’. Hiermee kunnen verenigingswerkers in realtime nagaan over hoeveel uren verenigingswerk ze nog beschikken in hun contingent. Verder kunnen ze er ook een attest aanmaken voor hun werkgever.

Sinds juni 2022 kunnen werkgevers via de onlinedienst ook het uursaldo van hun (toekomstige) werknemers raadplegen en er zo voor zorgen dat het quotum niet wordt overschreden. Werkgevers weten immers niet altijd hoeveel uren de werknemer al heeft gewerkt, aangezien de werknemer voor verschillende werkgevers en in verschillende sectoren kan werken.

Uitzendwerk: Interim@work

Als uitzendkrachten niet tijdig of niet correct aangegeven worden bij de sociale zekerheid, kunnen ze in de problemen komen. Ze lopen immers het risico om uitkeringen of andere voordelen waar ze recht op hebben, niet of te laat te ontvangen. De RSZ ontwikkelde daarom een nieuwe onlinedienst die uitzendkrachten meer zekerheid geeft over hun situatie en misbruiken voorkomt.

In Interim@work krijgen uitzendkrachten hun arbeidsrelaties te zien, zowel voor het huidige, het vorige als het volgende jaar. Ze zien dus of het uitzendbureau voor specifieke werkperiodes een Dimona voor hen gedaan heeft. Ze kunnen de arbeidsrelaties filteren en nagaan of de juiste gebruikende onderneming aangeven staat. Het is ook mogelijk om de lijst van arbeidsrelaties te exporteren.

Wie een probleem vaststelt – bijvoorbeeld een ontbrekende Dimona-aangifte of een onverwachte wijziging – kan de kwestie met het uitzendbureau uitklaren.