Contrôle de gestion

Nous suivons de près les prestations quotidiennes de nos services en ligne. Nous rassemblons toutes les données pertinentes sur les processus automatisés dans un aperçu afin d’avoir une image fiable du nombre de déclarations, du délai de traitement, de la disponibilité, etc.

Nous tentons également de considérer les données dans un contexte plus large. Qu’est-ce qui a changé à plus long terme ? Comment les différents services et activités en ligne interagissent-ils entre eux ? Afin d’établir ces liens complexes, nous utilisons un datawarehouse. Soit un environnement automatisé croisant et traitant systématiquement de grandes quantités d’informations issues de sources internes et externes. Cette pratique nous permet d’obtenir des rapports qui répondent mieux à nos besoins.

Les aperçus donnent une image du fonctionnement des processus automatisés, tandis que le datawarehouse montre comment les données issues de ces processus seront traitées ultérieurement.

L’ONSS dispose d’une balanced scorecard au niveau du Comité de direction et d’une balanced scorecard pour chaque direction générale. Autrement dit, l’ONSS dispose d’un ensemble d’éléments quantifiables évaluant dans quelle mesure l’organisation réussit à réaliser sa mission et ses objectifs stratégiques. Concrètement, la balanced scorecard est utilisée dans les situations suivantes :

• comme modèle pilote pour le management;
• dans l’évaluation, au moyen d’indicateurs, de l’atteinte d’objectifs (les facteurs de réussite critiques);
• dans la possibilité de remédiation systématique.

La scorecard sert aussi d’instrument de communication du management. Elle est toute désignée pour définir une stratégie :

• Les objectifs stratégiques sont concrétisés sur base de plans opérationnels.
• Les tableaux de bord permettent de définir les tâches et les responsabilités jusqu’au niveau du collaborateur.

Le suivi du contrat d’administration et du plan d’administration est intégré à la balanced scorecard permettant un suivi centralisé de chaque direction.

Notre service de l’audit interne se compose de deux auditeurs qui analysent les processus de travail de l’ONSS et vérifient si les risques liés aux processus sont maîtrisés. Ils contrôlent par exemple si les procédures ad hoc ont été respectées, si les recouvrements ont été correctement calculés, si les dossiers ont été traités dans les délais, etc.

En formulant des recommandations, ils entendent encourager le management de notre organisation à donner une réponse appropriée aux risques constatés. En 2021, des recommandations ont été formulées en vue de mieux contrôler les risques liés à la garantie de qualité des données DmfA, notamment dans le cadre de contrôles silencieux. La recherche se centre principalement sur les enquêtes d'inspection visant à encourager les employeurs à rectifier la situation des déclarations manquantes. Les droits du salarié sont ainsi toujours convenablement enregistrés et les cotisations correctes peuvent être perçues. En outre, un audit sur les arrêtés de délégation a été lancé. Cet audit vérifie si les décisions, qui sont communiquées aux contreparties de l'ONSS, sont prises par les bonnes personnes, conformément aux accords internes.

Le service d'audit interne, de concert avec l'équipe « contrôle de gestion », assure également le suivi des plans d'action établis par les services concernés sur base des recommandations du rapport d'audit.

Les auditeurs internes s’efforcent d’améliorer continuellement la qualité de leurs audits, notamment en suivant suffisamment de formations et en proposant des enquêtes de satisfaction. En 2020, ils ont en outre déjà démarré une revue de la qualité en collaboration avec tous les auditeurs des IPSS (réseau Platina). En 2022, le rapport final a été rédigé à ce sujet et une deuxième suite de plan d’actions démarrée. Les premiers plans d'action ont été lancés avec, comme résultat, une amélioration supplémentaire de qualité attendue dans les prochaines années.

Le réseau Platina

Le réseau Platina est un réseau d'auditeurs des services d'audit interne des 11 institutions publiques de sécurité sociale (IPSS). Il vise à constituer un socle commun de connaissances, à partager les expériences, à harmoniser le travail et à favoriser la collaboration entre les institutions. Platina établit un rapport d'activités annuel qu'il présente au Collège des IPSS.

Depuis 2016, le Comité d’audit interne a fourni un important soutien méthodologique aux auditeurs internes actifs au sein des IPSS. Ce comité comprend 4 experts externes et 4 représentants des partenaires sociaux.

L’ONSS est en perpétuel mouvement. D’où l’obligation d’évaluer régulièrement si le personnel est en nombre suffisant et s’il se voit confier les tâches ad hoc.

Pour ce faire, nous recourrons à Orestes : un modèle contribuant à définir le nombre requis de collaborateurs par niveau et par direction. Les résultats d’Orestes nous permettent d’élaborer notre plan de personnel annuel. En cette période difficile sur le plan budgétaire, un tel instrument est d’autant plus nécessaire pour justifier nos besoins en personnel auprès du gouvernement.

Nous utilisons aussi Orestes à d’autres fins. Une fois définies les limites budgétaires, le comité de direction s’en sert pour déterminer les recrutements prioritaires. Le plan d’action du personnel reprend les recrutements. Il est parfois préférable de déplacer du personnel plutôt que d’en engager. Dans ces cas-là, Orestes peut également nous indiquer la direction à suivre.

Orestes fait également office de base pour la comptabilité analytique. En se basant sur la charge de travail par personne, nous pouvons facilement déduire les frais de personnel. Orestes nous permet par ailleurs de déterminer les activités-clés de chaque profil de fonctions dans le cadre des évaluations individuelles. Cela permet, ensuite, de fixer les objectifs individuels. Enfin, Orestes nous aide à définir notre cadre linguistique d’une manière objective.

L’ONSS partage ses connaissances dans le domaine de la mesure du travail avec d’autres institutions. Elle collabore ainsi à l’offre de formations de l’Institut de Formation de l’Administration fédérale (IFA) et à l’organisation de réunions de réseau avec les IPSS et les autres partenaires intéressés.

À l'ONSS, le « contrôle interne » correspond à l'ensemble des mesures prises par le management et le personnel pour mettre en œuvre la stratégie et les objectifs de l'organisation. Le contrôle interne améliore donc l’efficacité de l'ONSS en assurant le bon fonctionnement de l'organisation.

Le contrôle interne, qui fait partie de la section « Gestion de l’organisation » au sein de la direction « Organisation et Développement », compte 2 experts. Ils assistent plus spécifiquement les services au niveau de :

• l'efficacité, l'efficience et le rendement des processus et des activités;
• la gestion des risques;
• le respect des réglementations et des procédures;
• la qualité de l'information de gestion et, plus généralement, le respect de l'obligation de rendre compte;
• la protection des ressources ou des actifs contre les pertes, les mauvais usages et les dommages.

Les risques stratégiques ont été réévalués par la direction à l'automne 2022 et les plans d'action s’y rapportant seront mis en place et suivis au cours de l'année 2023. Comme en 2021, l’outil Diabolo a permis de définir les risques opérationnels. Les principaux risques et mesures de contrôle sont examinés au moyen d’un registre d’actions où les recommandations du service d’audit interne sont également suivies. Un registre d’actions reprend aussi bien le suivi des mesures de contrôle et des risques principaux que le suivi des recommandations du service de l’audit interne. Le monitoring se fait sur une base semestrielle.

En 2022, la cartographie des processus de l'ONSS, organisation en mouvement, a été mise à jour, avec des adaptations effectuées en concertation et en collaboration avec les différents services. Cette cartographie est systématiquement complétée par la description des différents processus, y compris des risques sur base d'un flow chart et de l'outil Diabolo. Ces actions se poursuivront en 2023.

Les projets de contrats d’administration des institutions publiques de sécurité sociale (IPSS) prévoyaient la mise en place du réseau de gestion organisationnelle. Ce réseau a été mis en place début 2022. Il se compose du personnel responsable de la gestion des risques au sein de leur IPSS, l'ONSS assurant la présidence. Le réseau s'est réuni quatre fois en 2022 pour échanger des connaissances et des bonnes pratiques aux niveaux conceptuel, méthodologique et organisationnel entre les fonctions de gestion organisationnelle.