E-government

Transmettre des informations, demander une allocation ou une attestation... Grâce au digital, de nombreuses tâches administratives peuvent être effectuées par la voie électronique. Une solution simple, rapide et efficace.

Modernisation

L'e-government suppose des investissements IT considérables. À cet égard, trouver le bon tempo n'est pas toujours chose aisée. En effet, les citoyens et les entreprises doivent eux aussi avoir la possibilité de s'adapter.

L'e-government, bien plus que bits et bytes

Ramener l'e-government à une question de bits et de bytes est bien trop réducteur. Au-delà de l’aspect technique, l'e-government exige surtout un changement dans les mentalités et l'organisation. Opter pour l'e-government, c'est aussi :

• être orienté client;
• simplifier les démarches administratives;
• assouplir ses propres processus;
• améliorer l'échange d'informations entre institutions.

Approche orientée client

Lorsque nous lançons de nouveaux projets en matière d'e-government, nous nous efforçons d'être orientés client. Comment pouvons-nous nous organiser afin de servir au mieux les citoyens et les entreprises ?

Vous voulez des exemples de notre orientation client ? Consultez alors la page sur la satisfaction des clients.

Simplifier les démarches administratives

L'e-government va de pair avec une simplification des procédures administratives. Les employeurs introduisent leurs données une seule fois. Ces données seront ensuite réutilisées autant de fois que possible, non seulement chez nous, mais aussi dans tout le réseau des institutions de sécurité sociale.

Grâce à l'e-government, le temps des échanges de données sur support papier est révolu.

Assouplir nos propres processus

L'e-government impose à l'administration de surveiller son propre fonctionnement et de l'adapter là où cela s'avère nécessaire.

Ce message, nous l'avons compris. Notre organisation a subi, ces quinze dernières années, davantage de changements qu’en cinquante ans.

Améliorer l'échange d'informations entre institutions

L'e-government suppose des échanges dans les deux sens. Les citoyens et les entreprises fournissent des données mais reçoivent également quelque chose en retour. Nous utilisons donc volontiers les canaux numériques pour informer les citoyens de manière claire et rapide au sujet, par exemple, de leurs droits sociaux.

Plusieurs services en ligne sont mis à la disposition des employeurs afin de leur permettre de consulter des données essentielles concernant la rémunération de leurs travailleurs ou les mesures dont ils peuvent bénéficier. Ils peuvent dès lors suivre de près le traitement qui est réservé à leurs données.

Nos principes

L'objectif de l'e-government est d'apporter une plus-value à nos clients et partenaires. C'est pourquoi nous appliquons toujours les principes suivants lorsque nous lançons un nouveau projet en la matière :

• ne pas toucher aux allocations et aux droits des citoyens;
• ne pas augmenter les coûts salariaux des employeurs;
• communiquer autant d'informations qu'autrefois aux autres institutions de sécurité sociale;
• respecter le rôle de chaque acteur dans le vaste réseau de la sécurité sociale.

L'ONSS au service du secteur social

Dans le secteur de la sécurité sociale, nous sommes pionniers en matière d'e-government. Nous développons de nouveaux services en ligne et les partageons avec de nombreuses autres institutions publiques.

Dimona

Dimona est un service en ligne qui permet aux employeurs de déclarer chaque entrée en service et chaque départ d'un travailleur. Chaque mois, ce sont plus de 2 millions de déclarations qui sont effectuées par le biais de ce service en ligne. Le triangle employeur-travailleur-relation de travail constitue pour nous une clé unique qui nous permet d'identifier chaque travailleur.

Ces informations, nous les transmettons également à d'autres institutions de sécurité sociale, qui s'en serviront comme base pour octroyer des droits sociaux.

DmfA

Tous les trimestres, les employeurs doivent effectuer une déclaration DmfA. Via cette déclaration, ils nous communiquent un relevé détaillé des prestations fournies et des rémunérations perçues par leurs travailleurs. Sur ces bases, nous calculons les cotisations et réductions de cotisations pour leurs travailleurs.

Via la Banque Carrefour de la sécurité sociale (BCSS), nous transmettons les données contenues dans les déclarations DmfA aux institutions de sécurité sociale. Elles les utiliseront pour octroyer des droits sociaux aux citoyens.

Limosa

Un employeur étranger qui détache temporairement ou partiellement un travailleur en Belgique doit - pour autant que ce travailleur ne soit pas assujetti à la sécurité sociale belge - déclarer au préalable cette activité dans le service en ligne Limosa. Il en va de même pour les indépendants établis à l’étranger qui réalisent des travaux en Belgique.

C’est l’employeur ou l’indépendant (généralement étranger) qui doit introduire la déclaration Limosa. Le client belge, pour lequel le travailleur ou l’indépendant détaché effectue les prestations, doit vérifier si la déclaration Limosa a été introduite. Dans le cas contraire, il doit le signaler sur le site portail de la sécurité sociale

C’est dans le cadastre Limosa que l’ONSS regroupe les données reprises dans les déclarations Limosa. Il s’agit d’une banque de données reprenant toutes les informations relatives au travail étranger en Belgique. Elle est accessible à plusieurs services d’inspection fédéraux ainsi qu’à d’autres organismes fédéraux et régionaux via le service en ligne Dolsis.

L’ONSS exploite pleinement les données de ce cadastre - complétées par des informations issues d’autres banques de données - dans le cadre du datamining et de la détection de fraudes.

WABRO

Le service en ligne WABRO (Working Abroad) a été développé pour les besoins du traitement des dossiers « législation applicable » (déclarations A1 européennes et documents bilatéraux) sur la base de la législation européenne et bilatérale en matière de sécurité sociale. WABRO fusionne les anciens services en ligne GOTOT-OUT (détachements au départ de la Belgique) et GOTOT-GT (occupation simultanée dans plusieurs pays) en un nouveau service, amélioré. WABRO rassemble et permet la consultation de toutes les données relatives aux travailleurs qui ne travaillent pas en Belgique mais restent soumis au régime belge de sécurité sociale.

WABRO est proposé aux employeurs identifiés à l'ONSS, aux secrétariats sociaux et aux prestataires de services via un accès sécurisé. Les employeurs et leurs représentants peuvent introduire leurs demandes en ligne et les documents sont traités et délivrés de manière électronique via l'e-Box.

WABRO est un service en ligne constamment adapté, à la suite de modifications réglementaires ou pour garantir son degré de performance, de convivialité et d'efficacité. Parallèlement à cela, la qualité des dossiers traités est améliorée, grâce notamment à des contrôles croisés avec des banques de données comme le répertoire des employeurs, Dimona, etc.

L'ONSS en tant que coordinateur

Au fil des années, nous avons acquis de très nombreuses connaissances sur le plan de l'e-government. Ce bagage nous aide à orienter les projets qui font l'objet de collaboration avec d'autres organisations.

DRS

DRS est l'abréviation de « déclaration du risque social ». Il s'agit d'un service en ligne qui permet aux employeurs de déclarer quand un travailleur n'est plus en mesure de travailler (pour des raisons de maladie, d'accident ou de chômage, par exemple).

Des concertations sont régulièrement menées sur DRS. Le service en ligne fonctionne-t-il encore comme il le devrait ? Que pouvons-nous faire pour encore l'améliorer ? Ces questions, nous les posons notamment aux employeurs et aux secrétariats sociaux.

Nous dirigeons ces concertations et surveillons attentivement les développements techniques. Nous utilisons pour ce faire toute l'expérience que nous avons acquise en matière d'e-government.

Poursuivre le processus de modernisation

L'e-government dans la sécurité sociale tel que nous le connaissons s'est développé par étapes successives depuis le début des années 90. Au cours de ce processus, des réalisations majeures se sont produites qui prouvent chaque jour leur utilité.

Malgré ce beau tableau, l'évolution de la société s’impose à nous : les attentes d’importants groupes cible et des parties prenantes ont changé. D’un point de vue technologique aussi, des nouvelles possibilités et des nouveaux canaux de communication ont vu le jour.

Aussi, en 2022, les Institutions publiques de sécurité sociale (IPSS) ont-elles conçu, avec les acteurs concernés, une stratégie commune pour le futur. Buts : rendre leur service encore plus efficace, rapide et convivial en exploitant les nouvelles opportunités et être capable en même temps de s'adapter à l'évolution du contexte institutionnel.

La finalité est de repenser la sécurité sociale digitale, afin de mettre à jour les systèmes, structures et services digitaux que permet ce nouveau contexte. Cette grande ambition doit se concrétiser en intégrant les nouveaux besoins et possibilités de la société , tout en assurant la pérennité de la sécurité sociale digitale. L’amélioration ou l’approfondissement de la digitalisation des processus existants suppose nécessairement de repenser, simplifier et automatiser les processus du point de vue de l'utilisateur. Une réponse sera ainsi offerte aux disruptions qui se produisent dans certains secteurs de la société.

Pour atteindre cette finalité, les effort se réalisent sur les axes suivants :

1. L'utilisateur est central. Le service doit être pertinent pour lui et une attention maximale doit être accordée à une expérience utilisateur uniforme (« user experience »).
2. L'utilisateur doit toujours savoir quelles informations les autorités conservent à son sujet. Il doit, en plus des obligations légales, pouvoir décider lui-même quelles informations sont partagées avec qui.
3. La réglementation et les processus doivent être simplifiés.
4. Dans notre État fédéral, les informations doivent être disponibles par-delà les niveaux de pouvoir et des compétences.
5. Pour faire de l'inclusion numérique une réalité, les assurés sociaux doivent pouvoir faire appel, en toute facilité, à divers acteurs. Lesquels pourront accéder à leur dossier administratif avec leur consentement.
6. Les informations devraient de préférence être disponibles presqu’en temps réel afin de permettre des décisions d’emblée correctes (« first time right »), sur base des données actuelles.
7. L'octroi de droits sociaux devrait, dans la mesure du possible, reposer sur des systèmes d'attribution automatique.
8. Une architecture d’entreprise, résolument tournée vers l’avenir, doit être construite.

La mise en œuvre d’EGOV 3.0 sera un travail de longue haleine. Durant les années à venir, les 8 axes de travail serviront ainsi de fil conducteur à l’ensemble des projets exécutés au sein de la sécurité sociale.

Le plan pour la reprise et la résilience de la Belgique ouvre la voie, lors des 4 à 5 prochaines années, à des premières démarches d’importance vers la digitalisation durable de la sécurité sociale. Ce plan prévoit 140 projets de réformes et d’investissements en réponse à l’impact économique, financier et social de la pandémie Covid-19. Des programmes de projets destinés à l’ONSS ont été approuvés. Ils concernent la transformation digitale des services administratifs proposés aux citoyens et aux entreprises. Véritable coup d’accélérateur pour la transition numérique en Belgique.