Identification des employeurs

Une entreprise qui engage des travailleurs pour la première fois doit effectuer une demande d’inscription auprès de l’ONSS. Elle peut pour ce faire introduire sa requête dans WIDE, un service en ligne simple d’utilisation sur le portail de la sécurité sociale.

Les entreprises qui introduisent une demande valable se voient octroyer la qualité d’employeur. Ce processus s’appelle l’identification. Chaque employeur enregistré se retrouve dans une base de données : le répertoire des employeurs.

Nous inscrivons l’employeur dans la ou les catégorie(s) exacte(s) d’employeur en fonction de l’activité qu’il a déclarée. Cette catégorie est importante car elle détermine les taux de cotisations dus.

Employeurs actifs

Fin 2022, le répertoire des employeurs de l’ONSS comportait 260 236 employeurs actifs. Le graphique suivant révèle l’évolution du nombre d’employeurs actifs depuis 2018.

Au cours de l’année 2022, le nombre d’employeurs actifs a significativement augmenté.

Le nombre de nouvelles identifications au premier semestre 2022 évolue de manière semblable aux années pré-corona. Une baisse marquée s’observe toutefois à partir du mois de juillet. Le nombre total d'identifications en 2022 s’avère dès lors inférieur à celui des années pré-corona. Comme le nombre d'employeurs supprimés en 2022 est inférieur au nombre d'identifications, une nette augmentation du nombre d'employeurs actifs se constate tout de même.

Le répertoire des employeurs reprend toutes les entreprises identifiées à l’ONSS en tant qu’employeur. Nous veillons à ce que les données de ce répertoire soient toujours à jour. Pour ce faire, nous nous basons sur diverses sources :

• les rectifications à partir de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) ,
• les informations fournies par les employeurs,
• les informations en provenance des services d’inspection,
• nos propres consultations des banques de données officielles, comme le Moniteur belge , le Registre national et la BCE.

De notre côté, nous alimentons aussi la BCE avec certaines informations dont nous disposons. La BCE est ainsi directement informée de l'octroi (et de la suppression) de la qualité d’employeur. Par ailleurs, dans un nombre restreint de cas de figure, nous octroyons nous-mêmes le numéro d’entreprise (par exemple pour les employeurs étrangers sans établissement en Belgique). Dans la grande majorité des cas, cette tâche est réalisée par les guichets d’entreprises ou les greffes.

Enfin, l’ONSS transmet aussi une série de données du répertoire des employeurs (numéro ONSS, catégorie d’employeur attribuée, etc.) aux autres institutions de sécurité sociale par le biais de la Banque-Carrefour de la sécurité sociale.

Rectifications dans le répertoire des employeurs

Le graphique suivant montre le nombre de rectifications apportées dans le répertoire des employeurs sur la base des informations de la BCE. En 2018 et 2019, nous avons pu constater une augmentation du nombre de rectifications suite à la réforme du droit des entreprises (notamment la suppression des sociétés civiles et la transformation des sociétés coopératives).

La fusion de certaines communes a également eu un impact important : 15 421 rectifications ont été observées dans la première semaine de 2019.

En 2020, l’immense majorité des rectifications résultant du nouveau droit des entreprises avaient déjà été effectuées. Par conséquent, le nombre de rectifications est revenu à son niveau habituel. Cette même tendance s’est poursuivie en 2021 et en 2022.

Un employeur peut mandater un secrétariat social agréé ou un prestataire de services pour gérer son fichier du personnel, remplir ses déclarations et accomplir d’autres actes administratifs vis-à-vis de la Sécurité sociale. L’inscription et la gestion des mandats se font dans le service en ligne Mahis . La désignation ou la suppression d’un mandataire est alors reprise dans le répertoire des employeurs.

Affiliation auprès d’un mandataire

Secteur privé

En 2022, 99,5 % des employeurs actifs dans le secteur privé ont fait appel à un prestataire de services sociaux pour leur administration sociale. Plus de 88 % d'entre eux ont eu recours aux services d’un secrétariat social agréé alors que 11 % étaient affiliés auprès d’un prestataire de services non agréé. Seuls 0,5 % des employeurs ont effectué eux-mêmes leur administration sociale.

Secteur public

Dans le secteur public, le tableau est différent : l’employeur a effectué lui-même son administration sociale dans près de 11 % des cas tandis qu'un peu moins d’un employeur sur deux collaborait avec un secrétariat social agréé. La proportion d’employeurs ayant eu recours à un prestataire de services non agréé était en outre relativement importante (près de 40 %).