Identificatie van werkgevers

De hoedanigheid van werkgever toekennen

Een onderneming die voor de eerste keer werknemers in dienst neemt, moet een inschrijving bij de RSZ aanvragen. Ze dient daarvoor een aanvraag in WIDE in, een gebruiksvriendelijke onlinedienst op het portaal van de sociale zekerheid.

Aan ondernemingen die een geldige aanvraag indienen, kennen we de hoedanigheid van werkgever toe. Dat proces is de identificatie. Iedere geregistreerde werkgever komt terecht in een database: het Werkgeversrepertorium.

Op grond van de activiteit die de werkgever heeft opgegeven, brengen we hem onder in de juiste werkgeverscategorie(ën). Die categorie is belangrijk, want ze bepaalt de verschuldigde bijdragevoeten.

Actieve werkgevers

Eind 2025 telde het Werkgeversrepertorium van de RSZ 251.734 actieve werkgevers. De volgende grafiek toont de evolutie van het aantal actieve werkgevers sinds 2021.

Na de coronacrisis stelden we een aanzienlijke stijging vast van het aantal actieve werkgevers in 2021 en in 2022. Hiermee werd de stijgende trend van vóór de crisis hervat.

Maar eind 2023 werd een eerste daling van het aantal actieve werkgevers waargenomen. Deze dalende trend zet zich voort in 2024 en 2025. Zo zien we elk jaar een daling van ongeveer 1% in het aantal actieve werkgevers ten opzichte van het vorige jaar.

Deze afname is te verklaren door een sterke daling in het aantal nieuwe inschrijvingen van werkgevers en een sterke stijging in het aantal schrappingen van bestaande werkgevers in vergelijking met de voorbije jaren.

Het aantal nieuwe inschrijvingen (26.955) blijft op hetzelfde niveau als 2024 (26.676), maar ligt duidelijk lager dan de vorige jaren. Tegelijkertijd is het aantal schrappingen in 2023 (28.564), 2024 (28.703) en 2025 (28.441) aanzienlijk gestegen ten opzichte van de vorige jaren. Al drie jaar op rij is het aantal schrappingen groter dan het aantal nieuwe inschrijvingen.

Het Werkgeversrepertorium onderhouden

Het Werkgeversrepertorium bevat alle ondernemingen die geïdentificeerd zijn als werkgever.

We zorgen ervoor dat de gegevens in die databank up-to-date blijven. Daarvoor baseren we ons op verschillende bronnen:

• wijzigingen vanuit de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) ,
• informatie die de werkgevers ons verschaffen,
• inlichtingen afkomstig van de inspectiediensten, en
• eigen raadplegingen van officiële gegevensbanken, zoals het Belgisch Staatsblad , het Rijksregister en de KBO.

We geven onze informatie ook door aan de KBO. Zo is zij onmiddellijk op de hoogte van de toekenning (en de schrapping) van de hoedanigheid van werkgever. In een beperkt aantal gevallen kennen we bovendien zelf het ondernemingsnummer toe, bijvoorbeeld voor buitenlandse werkgevers zonder vestiging in België. In veruit de meeste gevallen doen de griffies en ondernemingsloketten dat.

Daarnaast wordt ook een aantal gegevens (RSZ-nummer, toegekende werkgeverscategorie ...) uit het Werkgeversrepertorium via de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid aan de andere socialezekerheidsinstellingen overgemaakt.

Wijzigingen in het Werkgeversrepertorium

De volgende tabel geeft het aantal wijzigingen weer dat we in het Werkgeversrepertorium hebben aangebracht op basis van informatie uit de KBO.

In 2023 en 2024 zien we een toename van het aantal wijzigingen. Deze toename is volledig toe te schrijven aan een quasi verdubbeling van het aantal naamswijzigingen (van 7.828 in 2022 naar 13.441 in 2023 en 12.799 in 2024). Dat kan worden verklaard door de noodzaak voor de ondernemingen om de statuten in overeenstemming te brengen met het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV). De laatste deadline voor de aanpassingen (vooral wijzigingen van de rechtsvorm naar een ‘WVV’ rechtsvorm) was immers 31/12/2023. Sommige ondernemingen hebben waarschijnlijk in 2023 en ook in het 1e kwartaal van 2024 gebruikgemaakt van die wijziging van de rechtsvorm om ook de benaming te wijzigen.

Ook in 2025 is er een toename van het aantal wijzigingen (67.056). We stellen vooral een groot aantal wijzigingen vast in de loop van de maand januari (23.438). Die zijn te verklaren door de aanpassingen die in de KBO zijn uitgevoerd naar aanleiding van de gemeentefusies. Die fusies zijn in 2025 gestart in Vlaanderen en in Wallonië.

Mandatarissen registreren

Een werkgever kan een erkend sociaal secretariaat of een dienstverrichter mandateren om zijn personeelsbestand te beheren, zijn aangiften in te vullen of om andere administratieve taken in verband met de sociale zekerheid uit te voeren. Het inschrijven en beheren van de mandaten gebeurt in de onlinedienst Mahis . De aanstelling en schrapping van een mandataris komt dan in het Werkgeversrepertorium terecht.

Aansluiting bij een mandataris

Private sector

In 2025 deed meer dan 99% van alle actieve werkgevers in de private sector een beroep op een sociale dienstverrichter voor zijn sociale administratie. In ongeveer 87% van de gevallen werd gebruikgemaakt van de diensten van een erkend sociaal secretariaat. Meer dan 12% van de werkgevers was dan weer aangesloten bij een niet-erkende dienstverrichter. Slechts 0,6% van de werkgevers stond zelf in voor zijn sociale administratie.

Openbare sector

In de openbare sector zag het plaatje er anders uit. Hier deed de werkgever in meer dan 10% van de gevallen zelf zijn sociale administratie. Iets meer dan de helft van de werkgevers schakelde een erkend sociaal secretariaat in. Ook het aandeel van de niet-erkende dienstverrichters was relatief groot (ongeveer 38%).