Enregistrement et contrôle des déclarations

La Dimona ou déclaration immédiate de l’emploi est une déclaration électronique que tout employeur est tenu de transmettre à l’ONSS lors de chaque entrée ou sortie de service d’un travailleur. Une version mobile a été créée pour leur permettre de déclarer leurs travailleurs encore plus rapidement et facilement, à l’aide d’une tablette ou d’un smartphone.

Le signalement via Dimona de tous les travailleurs avec lesquels l’employeur entretient une relation de travail conduit à l’établissement d’un fichier électronique du personnel. Celui-ci constitue le reflet parfait de l’occupation auprès de l’employeur. Chaque employeur bénéficie ainsi d’un accès actualisé à son fichier du personnel

Une déclaration en constante mutation

Ces dernières années, plusieurs statuts spécifiques ont été introduits en Dimona : étudiants, travailleurs occasionnels, flexi-jobs ou encore travailleurs Article 17 (dans le secteur socio-culturel).

Pour les travailleurs engagés sous un de ces statuts, des données plus détaillées doivent être déclarées en Dimona. Moyennant le respect de certaines conditions, un régime avantageux de cotisations de sécurité sociale s’applique alors à ces travailleurs.

Au fil du temps, la Dimona s’est peu à peu transformée en déclaration interactive renvoyant des informations essentielles à l’employeur. Cela concerne notamment :

• La gestion des contingents : un étudiant, un travailleur occasionnel ou un travailleur Article 17 peut bénéficier d’un calcul avantageux des cotisations de sécurité sociale pour un nombre de jours maximum par année civile (ou d’heures dans le cas des étudiants) : c’est ce que l’on nomme le « contingent ». L’employeur est tenu de transmettre à l’avance le nombre de jours ou d’heures de travail prévus. Il reçoit immédiatement une réponse l’informant si la personne déclarée peut ou non travailler sous le statut concerné.
• Le contrôle automatique du respect des conditions du statut « flexi-job »  : pour pouvoir être engagé sous le statut flexi-job, le travailleur doit avoir été occupé à au moins 80 % chez un autre employeur que celui qui souhaite l’engager, et ce dans le 3e trimestre précédant celui du flexi-job (« T-3 »). L’évaluation de cette condition s’effectue sur la base d’un flux de données établi entre Dimona et la Base de données Carrière, gérée par Sigedis.
• Notification indicative pour la mesure « salaire de départ » : depuis le 1er mars 2019, les employeurs qui engagent des jeunes sans expérience professionnelle peuvent, sous certaines conditions, octroyer une rémunération réduite avec, comme compensation de la perte de la rémunération nette, un supplément exonéré des cotisations patronales et personnelles ainsi que des retenues fiscales. L'employeur peut récupérer ce supplément fiscalement.
  Après réception d’une Dimona pour un jeune tombant potentiellement sous le champ d’application de cette mesure et âgé de moins de 21 ans, nos systèmes vérifient si la condition d'occupation maximale avant le trimestre a été remplie (via la Base de données Carrière). S'il s'agit d'un « jeune travailleur sans expérience professionnelle », un avertissement Dimona est alors directement envoyé à l'employeur ou à son mandataire.

Un contrôle systématique

Les données déclarées en Dimona sont également utilisées par d’autres institutions de sécurité sociale en vue de l’octroi de droits sociaux aux citoyens . C’est pourquoi l’introduction correcte et à temps des déclarations Dimona est primordiale.

Dans cette optique, un contrôle automatique s’effectue lors de l’introduction de chaque Dimona. L’ONSS compare également a posteriori les données déclarées en Dimona et en DmfA. Ce contrôle croisé a pour but de vérifier la cohérence, concernant un même employeur, entre le nombre de travailleurs pour lesquels il existe une relation de travail active en Dimona et le nombre de travailleurs déclarés en DmfA. Lorsque des écarts sont constatés, l’ONSS en avertit l’employeur ou son mandataire, qui est alors tenu d’apporter les rectifications nécessaires.

En 2020, 96 % des contrôles croisés effectués n’ont révélé aucune anomalie : un gage de qualité des données déclarées à l’ONSS !

Évolution du nombre de déclarations Dimona

En 2019, le seuil des 40 millions de déclarations Dimona introduites auprès de l’ONSS avait été franchi pour la première fois. Entre 2016 et 2019, le nombre total de déclarations Dimona avait ainsi augmenté de 29 %.

Cette hausse significative peut s’expliquer par une évolution globale de l’emploi salarié mais aussi et surtout par un accroissement des mouvements de personnel et une flexibilisation du marché du travail. Notons en outre que des règles spécifiques ont été introduites pour les travailleurs occasionnels, pour qui une Dimona doit être introduite pour chaque jour presté.

La pandémie de coronavirus survenue en 2020 a toutefois fortement infléchi cette courbe : au cours de l’année 2020, l’ONSS n’a réceptionné que 33,3 millions de déclarations Dimona, soit une diminution de 19 % par rapport 2019.

En effet, la crise sanitaire a entre autres causé une baisse importante du nombre de déclarations relatives à des contrats temporaires (travailleurs occasionnels, flexi-jobs, étudiants) et intérimaires.

Vous trouverez une description détaillée de la Dimona sur le portail de la sécurité sociale.

La DmfA ou déclaration multifonctionnelle est une déclaration électronique que tout employeur qui occupe des travailleurs est tenu de transmettre chaque trimestre à l’ONSS.

Elle contient les données de rémunération et de temps de travail de tous les travailleurs occupés chez un employeur au cours d’un trimestre donné. Sur base de la DmfA, l’ONSS calcule le montant des cotisations et des réductions de cotisations des travailleurs.

Certaines données déclarées en DmfA sont également mises à disposition des autres institutions de sécurité sociale , qui les utilisent en vue de l’octroi de droits sociaux aux citoyens. On comprend ainsi l’importance pour l’ONSS d’obtenir à temps des renseignements de qualité.

La DmfA doit être introduite par l’employeur au cours du mois qui suit le trimestre écoulé. En raison des grands volumes de déclarations qu’ils traitent, les secrétariats sociaux agréés disposent quant à eux de 15 jours ouvrables supplémentaires. Une fois la déclaration originale enregistrée dans la banque de données, l’employeur ou son mandataire peut encore procéder à des rectifications par le biais d’une ou plusieurs déclaration(s) de modification.

Contrôle et rectification des déclarations DmfA

Pour garantir la ponctualité et la qualité des déclarations introduites, l’ONSS a mis en place une série de contrôles.

L’ONSS s’assure premièrement que les déclarations DmfA soient introduites dans les délais requis. Les employeurs qui n’introduisent pas leurs déclarations à temps se voient rappeler leurs obligations légales et s’exposent à des sanctions.

Au moment de l’enregistrement de la déclaration dans notre base de données, un contrôle automatique de l’exactitude des données déclarées est réalisé. Les erreurs dans les prestations déclarées et dans les contributions et réductions calculées génèrent des anomalies. Si, au moment du contrôle, tous les éléments nécessaires aux corrections sont présents, ces corrections sont effectuées immédiatement, via des « corrections système ». Le résultat de ces corrections est ensuite transmis à l’employeur ou à son mandataire.

L’ONSS accepte provisoirement les autres anomalies lors de la réception de la déclaration et en informe l’employeur. Celui-ci est alors prié d’en assurer la correction dans les plus brefs délais, au moyen d’une déclaration de modification.

Certaines anomalies influencent le calcul et/ou l’octroi des droits sociaux des travailleurs (tels que le pécule de vacances des ouvriers ou les primes de fin d’année dans certains secteurs) et sont dès lors traitées prioritairement. Dans certains cas, une intervention des services de l’inspection est nécessaire en vue de vérifier auprès de l’employeur l’exactitude des données.

Par ailleurs, une vérification de la cohérence des données déclarées en Dimona et en DmfA est aussi systématiquement effectuée.

Enfin, l’ONSS vérifie également si les réductions de cotisation demandées par l’employeur sont justifiées.

Le traitement des DmfA en quelques chiffres

Ci-dessous les chiffres moyens relatifs aux déclarations DmfA originales réceptionnées et traitées chaque trimestre en 2020 :

• 235 000 déclarations originales ont été introduites et contrôlées chaque trimestre.
• 5,3 millions de lignes travailleurs ont été comptabilisées chaque trimestre dans les déclarations originales.
• 99 % des déclarations ont été acceptées à l’entrée, après avoir été contrôlées par le système.
• 99,8 % des lignes travailleurs ne comptaient aucune anomalie prioritaire, 6 mois après enregistrement.

Note concernant les lignes travailleurs :
En DmfA, une ligne travailleur correspond au niveau où les cotisations de sécurité sociale sont calculées pour un travailleur. C’est d’ici également que sont transmises les données au réseau de la sécurité sociale. Pour chaque travailleur, on retrouve au minimum une ligne travailleur en DmfA. Dans certains cas, lorsque des changements ayant un impact sur le calcul des cotisations se produisent au cours d’un trimestre (par exemple, dans le cas d’un changement d’activité de l’employeur), plusieurs lignes travailleurs doivent être établies pour un même travailleur. C’est pourquoi le nombre de lignes travailleurs est toujours supérieur au nombre de travailleurs occupés au cours d’un trimestre.

Vous trouverez une description détaillée de la DmfA sur le portail de la sécurité sociale.

Un employeur étranger qui détache temporairement ou partiellement un travailleur en Belgique doit - pour autant que ce travailleur ne soit pas assujetti à la sécurité sociale belge - déclarer au préalable cette activité dans le service en ligne Limosa. Il en va de même pour les indépendants établis à l’étranger qui réalisent des travaux en Belgique.

C’est l’employeur ou l’indépendant (généralement étranger) qui doit introduire la déclaration Limosa. Le client belge, pour lequel le travailleur ou l’indépendant détaché effectue les prestations, doit vérifier si la déclaration Limosa a été introduite. Dans le cas contraire, il doit le signaler sur le site portail de la sécurité sociale.

La déclaration Limosa au fil des ans

Le graphique ci-après fournit un aperçu de l’évolution du nombre total de déclarations Limosa et de personnes uniques déclarées. Il reprend toutes les déclarations effectuées pour des prestations d’au moins un jour durant l’année civile concernée. Les déclarations annulées a posteriori ne sont pas prises en compte.

Entre 2016 et 2019, le nombre total de déclarations Limosa est passé d’environ 725 000 à 825 000, soit une augmentation de près de 15 %. Le nombre de personnes physiques concernées par ces déclarations a lui aussi augmenté durant la même période, de manière moins significative toutefois (11 %).

Bien sûr, l'impact du coronavirus se fait ici aussi sentir sur les chiffres de 2020. Après un début d’année s’inscrivant dans la tendance à la hausse des années précédentes, les premiers effets de la crise sont perceptibles à partir du mois de mars. Le nombre de déclarations atteint son point le plus bas au mois d’avril, avant une reprise rapide aux mois de mai et juin lors du déconfinement. A partir du mois de juillet jusqu’à la fin de l’année, le nombre de déclarations se stabilise ensuite à environ 10 % en dessous du nombre de déclarations des années précédentes. Au total, ce sont un peu plus de 760 000 déclarations qui ont été enregistrées durant l’année 2020 ; ce qui correspond à une diminution globale de 8 % par rapport à 2019.

Le cadastre Limosa

C’est dans le cadastre Limosa que l’ONSS regroupe les données reprises dans les déclarations Limosa. Il s’agit d’une banque de données reprenant toutes les informations relatives au travail étranger en Belgique . Elle est accessible à plusieurs services d’inspection fédéraux ainsi qu’à d’autres organismes fédéraux et régionaux via le service en ligne Dolsis.

L’ONSS exploite pleinement les données de ce cadastre, complétées par des informations issues d’autres banques de données, dans le cadre du datamining et de la détection de fraudes.

Les pays d'origine

Le graphique ci-dessous illustre le top 5 des pays d’origine des travailleurs salariés détachés en Belgique (et donc non assujettis habituellement au régime de sécurité sociale belge). Les chiffres sont calculés en fonction du nombre de personnes uniques déclarées en Limosa.

Ce graphique en secteurs indique le pays où est établi l’employeur (et non la nationalité du travailleur). La plupart des travailleurs détachés travaillent pour des employeurs établis aux Pays-Bas. Ceux-ci devancent largement leurs homologues polonais. Les employeurs basés en Allemagne, au Portugal et en France viennent compléter le top 5.

Vous trouverez de plus amples informations sur la Limosa sur le site Working in Belgium . Consultez le site portail de la sécurité sociale pour en savoir plus sur l’obligation de contrôle pesant sur le client belge faisant appel à des travailleurs détachés étrangers.

Le 23 avril 2020, la Cour constitutionnelle a intégralement annulé le régime spécial des activités complémentaires (arrêt n° 2020/53) avec effet au 1er janvier 2021. Suite à cette annulation, le Gouvernement a décidé de mettre en place un régime adapté pour le travail associatif à partir du 1er janvier 2021. Ce régime est déterminé par la loi du 24 décembre 2020 relative au travail associatif. Il s’agit d’une solution temporaire pour une durée d’un an.

À titre d’information, le chapitre relatif à l’utilisation du service en ligne Activités complémentaires durant l’année 2020 est encore repris ci-après.

Depuis le 15 juillet 2018 jusqu’au 31 décembre 2020, les personnes qui souhaitaient effectuer des activités complémentaires rémunérées durant leur temps libre pouvaient percevoir une somme s’élevant à maximum 6 000 € par année civile (montant indexé annuellement) sans être redevables de cotisations sociales et fiscales.

Les activités concernées devaient entrer dans le cadre du travail associatif, des services de citoyen à citoyen ou de l’économie collaborative. Les revenus perçus dans le cadre du travail associatif et des services de citoyen à citoyen ne pouvaient pas excéder 500 € par mois (montant indexé annuellement). Si les revenus provenaient d’une activité sportive, ils pouvaient atteindre jusqu’à 1 000 € par mois (montant indexé annuellement) mais la limite annuelle de 6 000 € restait d’application.

Cette mesure s’appliquait aux particuliers répondant à une des conditions suivantes : travailleurs occupés à au moins 4/5ème, indépendants en activité principale ou pensionnés.

Les activités complémentaires rémunérées réalisées dans le cadre d’un travail associatif ou d’un service de citoyen à citoyen devaient être déclarées à l’ONSS via le service en ligne « Activités complémentaires » développé en 2018.

Déclaration d’un travail associatif ou d’un service de citoyen à citoyen

En 2020, l’ONSS a traité plus de 52 000 déclarations Activités complémentaires. Près de 75 % d’entre elles concernaient un travail associatif et environ 25 % un service de citoyen à citoyen.

Lorsqu’on examine de plus près le nombre de déclarations enregistrées (travail associatif + prestations de citoyens à citoyens), on constate que les activités complémentaires ont gagné en popularité entre 2019 et 2020 mais ont, elles aussi, souffert des deux vagues de coronavirus :

• diminution de 25 % du nombre de déclarations durant les périodes avril-juin et octobre- décembre 2020 par rapport aux mêmes périodes en 2019 ;
• augmentation de 25 % du nombre de déclarations entre 2019 et 2020 pour le reste de l’année.

Les travailleurs occupés à au moins 4/5 représentaient 73 % du total des citoyens prestataires déclarés. Les pensionnés en représentaient quant à eux 20 % et les indépendants à titre principal 7 %.

Certaines données relatives aux employeurs et aux travailleurs, récoltées par l’ONSS, sont mises à disposition des autres institutions de sécurité sociale par l’intermédiaire de la Banque Carrefour de la sécurité sociale (BCSS). C’est sur la base de ces données que les institutions concernées octroient les divers droits sociaux aux citoyens: assurance maladie-invalidité, chômage, pension, accidents du travail, maladies professionnelles, allocations familiales ou encore vacances annuelles.

Afin de garantir la sécurité des données à caractère personnel, un système de protection des flux de données au sein du réseau de la sécurité sociale a été mis en place. Grâce à une opération de filtrage au niveau de la BCSS, les différentes institutions reçoivent uniquement les données dont elles ont réellement besoin et pour lesquelles elles ont obtenu toutes les autorisations nécessaires.

L’ONSS travaille en étroite collaboration avec la BCSS afin de s’assurer que ces flux se déroulent de façon optimale. Ensemble, ils analysent notamment les modifications dans la structure des déclarations et leurs éventuels impacts sur le réseau avant leur mise en œuvre.

En tant que source authentique, l’ONSS examine également les demandes d’institutions qui visent à obtenir des données supplémentaires, sur base d’objectifs bien définis.

Le système de contingent

Moyennant le respect de certaines conditions, un étudiant ou un travailleur occasionnel peut bénéficier d’un calcul avantageux des cotisations de sécurité sociale, et ce pour un nombre de jours/heures maximum par année civile : le « contingent ». Pour permettre un contrôle facile et rapide de l’état de ce contingent, l’ONSS met à disposition des travailleurs et/ou employeurs concernés les services en ligne suivants :

• Student@work,
• Horeca@work,
• Green@work.

Chaque employeur qui engage un étudiant ou un travailleur occasionnel communique l’information électroniquement lors qu’il introduit la Dimona. Les jours de travail déclarés pour l’étudiant ou le travailleur occasionnel sont automatiquement prélevés du contingent affiché dans ces services en ligne.

Student@work

Le travailleur étudiant dispose d’un contingent de 475 heures durant lesquelles il peut travailler sans être assujetti aux cotisations ordinaires. Son employeur et lui-même sont ainsi uniquement redevables d’une cotisation de solidarité.

Le service en ligne et l’application mobile Student@work permettent à l’étudiant de consulter son contingent restant, à savoir le nombre d’heures qu’il peut encore prester en profitant de taux de cotisations sociales réduits. La même application permet de générer une attestation pour son employeur. De cette manière, ce dernier dispose d’une vue claire sur le nombre d’heures durant lesquelles il peut encore employer l’étudiant, sans dépasser son contingent. Enfin, ce service en ligne offre aussi à l’étudiant un aperçu de tous les jobs étudiants qu’il a déjà effectués.

Horeca@work

Est considéré comme travailleur occasionnel dans le secteur de l’horeca tout travailleur engagé pour une durée maximale de deux jours consécutifs, et ce dans le cadre d’un contrat de travail conclu pour une durée déterminée ou pour un travail nettement défini.

Sous certaines conditions, les cotisations sociales des travailleurs occasionnels occupés dans l’horeca sont calculées sur un forfait avantageux horaire ou journalier. Le travailleur occasionnel peut bénéficier de ce forfait durant 50 jours maximum par année civile, l’employeur pendant 200 jours. Au-delà de ces quotas, les cotisations sont de nouveau calculées sur la rémunération réelle.

Avec le service en ligne Horeca@work, les travailleurs occasionnels peuvent contrôler simplement et rapidement leur nombre de jours restants. Un calendrier reprend les jours durant lesquels ils ont travaillé ou prévu de travailler en tant que travailleurs occasionnels. Une liste des employeurs concernés est également disponible. Les travailleurs peuvent imprimer une attestation mentionnant leur solde de jours pour leur employeur. L’attestation comporte également un code qui permet à l’employeur de vérifier en ligne le solde de jours d’un travailleur.

Green@work

Dans le secteur de l’horticulture, les employeurs peuvent faire appel à des travailleurs occasionnels à des conditions avantageuses. Les cotisations sociales ne sont pas calculées sur la base des salaires réels, mais bien sur la base d'une rémunération forfaitaire. Ce calcul avantageux vaut pour un nombre de jours limité : 65 jours par année civile par travailleur occasionnel.

Le service en ligne Green@work permet aux employeurs du secteur horticole de vérifier facilement si un travailleur entre en ligne de compte pour être engagé en tant que travailleur occasionnel. Après simple introduction du numéro de registre national (ou numéro bis pour un travailleur étranger), l’application affiche le nombre de jours restants dans le contingent d’un travailleur. Par le biais de cet outil, l’employeur peut s’assurer que le travailleur n’a pas dépassé son contingent. Il jouit ainsi d’une plus grande sécurité juridique.

Le travail intérimaire: Interim@work

Les travailleurs intérimaires qui ne sont pas déclarés ou qui le sont tardivement s’exposent à des problèmes : ils risquent de ne pas percevoir ou de percevoir trop tard les allocations ou autres avantages auxquels ils ont droit. C’est pourquoi l’ONSS a développé un service en ligne qui offre davantage de sécurité aux travailleurs intérimaires et qui permet de prévenir des abus.

Le service en ligne sécurisé Interim@work présente aux travailleurs intérimaires un aperçu de toutes leurs relations de travail de l’année en cours, de l’année écoulée et de l’année à venir. Ils peuvent donc vérifier si le bureau intérimaire a introduit des Dimona pour des périodes de travail spécifiques. Ils peuvent filtrer les relations de travail et vérifier si l’entreprise utilisatrice correcte est déclarée. Il est également possible d’exporter la liste des relations de travail.

Si un problème est constaté, comme une déclaration Dimona manquante ou une modification inattendue, celui-ci peut alors être examiné avec l’agence d’intérim.