E-government

Wat is e-government?

Informatie doorgeven, een uitkering of een attest aanvragen. Met de overschakeling naar een digitale manier van werken kunnen we veel van die administratie elektronisch afhandelen – snel, gemakkelijk en doeltreffend.

Moderniseren

E-government veronderstelt forse investeringen in IT. Daarbij is het niet altijd eenvoudig om het juiste tempo te vinden. Ook burgers en ondernemingen moeten immers de kans krijgen om zich aan te passen.

Meer dan bits en bytes

Toch is e-government veel meer dan bits en bytes. Het vraagt vooral om een andere houding en organisatie. Zo betekent e-government ook:

• klantgericht denken,
• administratief vereenvoudigen,
• onze eigen processen versoepelen,
• de gegevensuitwisseling met andere instellingen herzien.

Klantgericht denken

Bij het opzetten van nieuwe e-governmentprojecten proberen we klantgericht te denken. Hoe kunnen we ons zo organiseren dat burgers en ondernemingen er het meeste baat bij hebben?

Wilt u voorbeelden van onze klantgerichte instelling? Lees dan de pagina over klantentevredenheid in dit jaarverslag.

Administratie vereenvoudigen

E-government gaat gepaard met een vereenvoudigde administratie. Werkgevers voeren hun gegevens één keer in. Wij hergebruiken die gegevens zo vaak mogelijk, niet enkel binnen de RSZ, maar ook binnen het volledige netwerk van de instellingen van sociale zekerheid.

Dankzij e-government komt er een einde aan de papieren gegevensuitwisseling.

Onze eigen processen versoepelen

E-government betekent dat de overheid haar eigen werking tegen het licht houdt en waar nodig bijstelt.

Bij de RSZ hebben we die boodschap begrepen. In de afgelopen vijftien jaar is onze organisatie sterker veranderd dan in de vijftig jaar daarvoor.

Gegevensuitwisseling verbeteren

E-government is tweerichtingsverkeer. Burgers en ondernemingen leveren gegevens, maar ze krijgen er ook iets voor terug. Zo maken we bij de RSZ graag gebruik van digitale media om burgers snel en duidelijk te informeren, bijvoorbeeld over hun sociale rechten.

Werkgevers kunnen via diverse onlinediensten cruciale gegevens raadplegen, zoals de loongegevens van hun werknemers of de overheidsmaatregelen waarvan ze kunnen genieten. Zo krijgen ze ook veel meer dan vroeger zicht op wat er met hun gegevens gebeurt.

Onze principes

De bedoeling van e-government is dat onze klanten en partners er beter van worden. Daarom houden we bij elk nieuw e-governmentproject de volgende principes aan:

• de uitkeringen en rechten van burgers mogen niet worden aangetast,
• de loonkosten van werkgevers mogen niet omhooggaan,
• andere instellingen van de sociale zekerheid moeten evenveel informatie van ons krijgen als voorheen, en
• we respecteren de rol van alle actoren in het ruime netwerk van de sociale zekerheid.

E-government in 2023

De RSZ ten dienste van de sociale sector

Binnen de sociale zekerheid is de RSZ een voortrekker in het gebruik van e-government. We ontwikkelen nieuwe onlinediensten en delen die met zoveel mogelijk andere overheidsinstellingen. Een paar voorbeelden:

Dimona

Dimona is de onlinedienst waarmee werkgevers iedere in- en uitdiensttreding van een werknemer aangeven. In 2023 ontving de RSZ 45 miljoen Dimona-aangiften. De gegevenscombinatie werkgever-werknemer-arbeidsrelatie is voor ons een unieke sleutel waarmee we iedere werknemer identificeren.

We geven deze informatie ook door aan andere instellingen van de sociale zekerheid. Zij baseren zich erop om sociale rechten toe te kennen.

DmfA

Ieder kwartaal moeten werkgevers een DmfA-aangifte doen. DmfA geeft een gedetailleerd overzicht van de prestaties en vergoedingen van werknemers. Op grond van de DmfA-gegevens berekenen we de bijdragen en bijdrageverminderingen voor werknemers.

Via de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) maken wij de DmfA-gegevens over aan de instellingen van de sociale zekerheid. Die baseren zich op de DmfA-gegevens om burgers sociale rechten toe te kennen.

In 2023 behandelde de RSZ ongeveer 240.000 originele aangiften per kwartaal.

Limosa

Een buitenlandse werkgever die een werknemer tijdelijk of gedeeltelijk naar België detacheert, moet die activiteit op voorhand aangeven via de onlinedienst Limosa, als de werknemer niet onderworpen is aan de Belgische sociale zekerheid. Dat moet ook gebeuren voor zelfstandigen die in het buitenland gevestigd zijn, maar een opdracht in België uitvoeren.

Het is de (doorgaans buitenlandse) werkgever of zelfstandige die de Limosamelding moet uitvoeren. De Belgische klant, voor wie de gedetacheerde werknemer of zelfstandige komt werken, moet nagaan of er wel degelijk een Limosamelding gedaan is. Is er geen Limosamelding uitgevoerd, dan moet de Belgische klant het ontbreken van de melding signaleren via het portaal van de sociale zekerheid.

Bij de RSZ verzamelen we de gegevens van de Limosameldingen in het Limosakadaster. Dat is een gegevensbank met alle informatie over arbeid in België vanuit het buitenland. Verschillende federale sociale-inspectiediensten en andere federale en regionale instellingen hebben er toegang toe via de onlinedienst Dolsis.

De RSZ maakt in het kader van datamining en fraudedetectie ten volle gebruik van de gegevens uit dit kadaster - aangevuld met gegevens uit andere databanken.

WABRO

De onlinedienst WABRO (Working Abroad) is ontwikkeld voor de behandeling van de dossiers ‘toepasselijke wetgeving’ (Europese A1-verklaringen en de bilaterale documenten) op basis van Europese en bilaterale socialezekerheidswetgeving. WABRO voegt de oude onlinediensten GOTOT-OUT (detacheringen vanuit België) en GOTOT-GT (gelijktijdige tewerkstelling in meerdere landen) samen tot een nieuwe, verbeterde dienst. Alle gegevens van werknemers die niet in België werken, maar onderworpen blijven aan de Belgische sociale zekerheid, worden hier verzameld en zijn raadpleegbaar.

WABRO wordt aan RSZ-werkgevers, sociaal secretariaten en dienstverleners aangeboden via een beveiligde toegang. Werkgevers en hun vertegenwoordigers kunnen online hun aanvragen indienen en de documenten worden elektronisch behandeld en afgeleverd via de e-Box.

De onlinedienst wordt doorlopend aangepast: bij reglementaire wijzigingen en om zijn performantie, gebruiksvriendelijkheid en efficiëntie te garanderen. Tegelijkertijd wordt de kwaliteit van de behandelde dossiers verbeterd, onder andere door crosscontroles met databanken zoals het werkgeversrepertorium, Dimona ...

In 2023 is de RSZ gestart met de ontwikkeling van een nieuwe toepassing die de naam ALINE (Application Legislation International Employment) kreeg. Op termijn zal WABRO geïntegreerd worden in ALINE.

De RSZ als coördinator

In de loop van de jaren hebben we heel wat kennis opgedaan over e-government. Die ervaring helpt ons om richting te geven aan projecten waarin we met anderen samenwerken.

ASR

ASR staat voor ‘aangifte van sociaal risico’. ASR is een onlinedienst waarmee werkgevers melden dat een werknemer niet meer in staat is om te werken, bijvoorbeeld door ziekte, ongeval of werkloosheid.

Over ASR is er regelmatig overleg. Werkt de onlinedienst nog zoals het hoort? Hoe kunnen we hem nog verbeteren? We vragen het onder meer aan werkgevers en sociale secretariaten.

De RSZ stuurt dat overleg en houdt de technische ontwikkeling nauwlettend in de gaten. Daarbij putten we volop uit de ervaring die we met e-government hebben opgedaan.

Blijvend moderniseren

Sinds het begin van de jaren 90 werd het huidige E-government in de sociale zekerheid uitgebouwd. Dit gebeurde in verschillende stappen. Hierbij werden belangrijke verwezenlijkingen gerealiseerd, die elke dag opnieuw hun nut bewijzen.

Ondanks dit mooie palmares kan men niet anders dan vaststellen dat de maatschappij geëvolueerd is. De verwachtingen van belangrijke doelgroepen en stakeholders zijn veranderd. Ook vanuit technologisch perspectief zijn er nieuwe mogelijkheden, nieuwe communicatiekanalen.

Om die mogelijkheden aan te kunnen boren, en de dienstverlening naar de toekomst toe nog doeltreffender, sneller en klantvriendelijker te maken, en ook aan te passen aan de veranderende institutionele context, tekenden de Openbare Instellingen van de Sociale Zekerheid (OISZ), samen met hun stakeholders, in 2022 een gezamenlijke strategie uit voor de toekomst.

De hoofddoelstelling is het herontwerpen van de digitale sociale zekerheid zodat de digitale systemen, structuren en de dienstverlening, die daardoor mogelijk wordt, kan worden geactualiseerd. Dit alles moet gebeuren in het licht van de nieuwe maatschappelijke noden en mogelijkheden en met het oog op een toekomstbestendige digitale sociale zekerheid. Hierbij wordt niet alleen gekeken naar een verdergaande of betere digitalisering van bestaande processen. Er wordt ook ingezet op het herdenken, vereenvoudigen en automatiseren van de processen vanuit een gebruikersperspectief. Zo kan een antwoord geboden worden op de disrupties in bepaalde sectoren van de maatschappij.

Om deze hoofddoelstelling te realiseren wordt gewerkt rond de volgende krachtlijnen:

1. De gebruiker staat centraal. De dienstverlening moet relevant zijn voor de gebruiker en er moet maximaal aandacht besteed worden aan de uniforme gebruikerservaring (‘user experience’).
2. De gebruiker moet steeds weten welke gegevens de overheid over hem bewaart en hij moet, naast de wettelijke verplichtingen, zelf kunnen beslissen met wie hij welke gegevens deelt.
3. De regelgeving en de processen moeten worden vereenvoudigd.
4. In onze federale staat moet informatie over de grenzen van de bestuurlijke niveaus en bevoegdheden ter beschikking zijn.
5. Om digitale inclusie te realiseren moet de sociaal verzekerde op een eenvoudige en vlotte wijze beroep kunnen doen op de ondersteuning van diverse actoren die, mits zijn toestemming, toegang moeten krijgen tot zijn administratief dossier.
6. De informatie moet bij voorkeur in ‘nearly real-time’ ter beschikking zijn om toe te laten om op basis van actuele gegevens ‘first time right’-beslissingen te nemen
.
7. Het toekennen van sociale rechten moet in de mate van het mogelijke gebeuren op basis van systemen van automatische toekenning.
8. Een ‘going forward’ Enterprise Architectuur moet wordt uitgebouwd.

Het realiseren van de EGOV 3.0 zal een werk van lange adem zijn. De 8 krachtlijnen zullen daarbij de komende jaren dienen als leidraad voor alle projecten die uitgevoerd worden binnen de sociale zekerheid.

Het Belgische herstel- en veerkrachtplan biedt de mogelijkheid om de komende 4 tot 5 jaar al een aantal belangrijke stappen te zetten naar een toekomstbestendige digitale sociale zekerheid. Dit plan voorziet in 140 hervormings- en investeringsprojecten die een antwoord moeten bieden op de economische, financiële en sociale weerslag van de coronapandemie. Voor de RSZ zijn een aantal programma’s van projecten goedgekeurd die betrekking hebben op de digitale transformatie van administratieve diensten aan burgers en bedrijven en die de digitale transitie in België zullen versnellen.