Identification des employeurs

Une entreprise qui engage des travailleurs pour la première fois doit effectuer une demande d’inscription auprès de l’ONSS. Elle peut pour ce faire introduire sa requête dans WIDE, un service en ligne simple d’utilisation sur le portail de la sécurité sociale.

Les entreprises qui introduisent une demande valable se voient octroyer la qualité d’employeur. Ce processus s’appelle l’identification. Chaque employeur enregistré se retrouve dans une base de données : le répertoire des employeurs.

Nous inscrivons l’employeur dans la ou les catégorie(s) exacte(s) d’employeur en fonction de l’activité qu’il a déclarée. Cette catégorie est importante car elle détermine les taux de cotisations dus.

Employeurs actifs

Fin 2021, le répertoire des employeurs de l’ONSS comportait 258 871 employeurs actifs. Le graphique suivant révèle l’évolution du nombre d’employeurs actifs depuis 2017.

Au cours de l’année 2021, le nombre d’employeurs actifs a significativement augmenté.

Par rapport aux années pré-corona, le nombre de nouvelles identifications s’avère plus faible au début de l'année. Depuis le printemps, les chiffres sont comparables à ceux des années pré-corona. Sur l’ensemble de l’année, le nombre de nouvelles identifications est à nouveau en ligne avec les années précédant la crise. Toutefois, comme le nombre d'employeurs supprimés a également diminué de manière significative, on constate une nette augmentation du nombre total d'employeurs actifs.

Le répertoire des employeurs reprend toutes les entreprises identifiées à l’ONSS en tant qu’employeur. Nous veillons à ce que les données de ce répertoire soient toujours à jour. Pour ce faire, nous nous basons sur diverses sources :

• les rectifications à partir de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) ,
• les informations fournies par les employeurs,
• les informations en provenance des services d’inspection,
• nos propres consultations des banques de données officielles, comme le Moniteur belge , le Registre national et la BCE.

De notre côté, nous alimentons aussi la BCE avec certaines informations dont nous disposons. La BCE est ainsi directement informée de l'octroi (et de la suppression) de la qualité d’employeur. Par ailleurs, dans un nombre restreint de cas de figure, nous octroyons nous-mêmes le numéro d’entreprise (par exemple pour les employeurs étrangers sans établissement en Belgique). Dans la grande majorité des cas, cette tâche est réalisée par les guichets d’entreprises ou les greffes.

Enfin, l’ONSS transmet aussi une série de données du répertoire des employeurs (numéro ONSS, catégorie d’employeur attribuée, etc.) aux autres institutions de sécurité sociale par le biais de la Banque-Carrefour de la sécurité sociale .

Rectifications dans le répertoire des employeurs

Le graphique suivant montre le nombre de rectifications apportées dans le répertoire des employeurs sur la base des informations de la BCE.

En 2018 et 2019, nous avons pu constater une augmentation du nombre de rectifications suite à la réforme du droit des entreprises (notamment la suppression des sociétés civiles et la transformation des sociétés coopératives).

La fusion de certaines communes a également eu un impact important : 15 421 rectifications ont été observées dans la première semaine de 2019.

En 2020, l’immense majorité des rectifications résultant du nouveau droit des entreprises avaient déjà été effectuées. Par conséquent, le nombre de rectifications a également évolué dans le sens des chiffres de 2017-2018. Cette même tendance s’est poursuivie en 2021.

Un employeur peut mandater un secrétariat social agréé ou un prestataire de services pour gérer son fichier du personnel, remplir ses déclarations et accomplir d’autres actes administratifs vis-à-vis de la Sécurité sociale. L’inscription et la gestion des mandats se font dans le service en ligne Mahis . La désignation ou la suppression d’un mandataire est alors reprise dans le répertoire des employeurs.

Affiliation auprès d’un mandataire

Secteur privé

En 2021, 99 % des employeurs actifs dans le secteur privé ont fait appel à un prestataire de services sociaux pour leur administration sociale. 90 % d'entre eux ont eu recours aux services d’un secrétariat social agréé alors qu’un peu moins de 10 % étaient affiliés auprès d’un prestataire de services non agréé. Moins d'1 % des employeurs ont effectué eux-mêmes leur administration sociale.

Secteur public

Dans le secteur public, le tableau est différent : l’employeur a effectué lui-même son administration sociale dans près de 13 % des cas tandis qu'un peu moins d’un employeur sur deux collaborait avec un secrétariat social agréé. La proportion d’employeurs ayant eu recours à un prestataire de services non agréé était en outre relativement importante (près de 40 %).