Wat is e-government?

Informatie doorgeven, een uitkering of een attest aanvragen. Met de overschakeling naar een digitale manier van werken kunnen we veel van die administratie elektronisch afhandelen – snel, gemakkelijk en doeltreffend.

Moderniseren

E-government veronderstelt forse investeringen in IT. Daarbij is het niet altijd eenvoudig om het juiste tempo te vinden. Ook burgers en ondernemingen moeten immers de kans krijgen om zich aan te passen.

Meer dan bits en bytes

Toch is e-government veel meer dan bits en bytes. Het vraagt vooral om een andere houding en organisatie. Zo betekent e-government ook:

  • klantgericht denken;
  • administratief vereenvoudigen;
  • onze eigen processen versoepelen;
  • de gegevensuitwisseling met andere instellingen herzien.

Klantgericht denken

Bij het opzetten van nieuwe e-governmentprojecten proberen we klantgericht te denken. Hoe kunnen we ons zo organiseren dat burgers en ondernemingen er het meeste baat bij hebben?

Wilt u voorbeelden van onze klantgerichte instelling? Lees dan de pagina over klantentevredenheid.

Administratie vereenvoudigen

E-government gaat gepaard met een vereenvoudigde administratie. Werkgevers voeren hun gegevens één keer in. Wij hergebruiken die gegevens zo vaak mogelijk, niet enkel binnen de RSZ, maar ook binnen het volledige netwerk van de instellingen van sociale zekerheid.

Dankzij e-government komt er een einde aan de papieren gegevensuitwisseling.

Onze eigen processen versoepelen

E-government betekent dat de overheid haar eigen werking tegen het licht houdt en waar nodig bijstelt.

Bij de RSZ hebben we die boodschap begrepen. In de afgelopen vijftien jaar is onze organisatie sterker veranderd dan in de vijftig jaar daarvoor.

Tweerichtingsverkeer

E-government is tweerichtingsverkeer. Burgers en ondernemingen leveren gegevens, maar ze krijgen er ook iets voor terug. Zo maken we bij de RSZ graag gebruik van digitale media om burgers snel en duidelijk te informeren, bijvoorbeeld over hun sociale rechten.

Werkgevers kunnen via diverse onlinediensten cruciale gegevens raadplegen, zoals de loongegevens van hun werknemers of de overheidsmaatregelen waarvan ze kunnen genieten. Zo krijgen ze ook veel meer dan vroeger zicht op wat er met hun gegevens gebeurt.

Onze principes

De bedoeling van e-government is dat onze klanten en partners er beter van worden. Daarom houden we bij elk nieuw e-governmentproject de volgende principes aan:

  • de uitkeringen en rechten van burgers mogen niet worden aangetast,
  • de loonkosten van werkgevers mogen niet omhooggaan,
  • andere instellingen van de sociale zekerheid moeten evenveel informatie van ons krijgen als voorheen, en
  • we respecteren de rol van alle actoren in het ruime netwerk van de sociale zekerheid.

E-government in 2018

De RSZ ten dienste van de sociale sector

Binnen de sociale zekerheid is de RSZ een voortrekker in het gebruik van e-government. We ontwikkelen nieuwe onlinediensten en delen die met zoveel mogelijk andere overheidsinstellingen. Een paar voorbeelden:

Dimona

Dimona is de onlinedienst waarmee werkgevers iedere in- en uitdiensttreding van een werknemer aangeven. Het gaat om meer dan 2 miljoen aangiften per maand. De gegevenscombinatie werkgever-werknemer-arbeidsrelatie is voor ons een unieke sleutel waarmee we iedere werknemer identificeren.

We geven deze informatie ook door aan andere instellingen van de sociale zekerheid. Zij baseren zich erop om sociale rechten toe te kennen.

In 2018 hebben we ongeveer 39 miljoen Dimona-aangiften behandeld. 99,9% daarvan werd binnen de twee dagen gecontroleerd en gevalideerd op basis van de informatie waarover wij beschikken. Bovendien werd telkens een Dimonabericht verstuurd ter bevestiging.

DmfA

Ieder kwartaal moeten werkgevers een DmfA-aangifte doen. DmfA geeft een gedetailleerd overzicht van de prestaties en vergoedingen van werknemers. Op grond van de DmfA-gegevens berekenen we de bijdragen en bijdrageverminderingen voor werknemers. De RSZ heeft in 2018 elk kwartaal een 244.000 originele aangiftes verwerkt. Ze bevatten de gegevens van ongeveer 5 miljoen werknemers.

Via de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) maken wij de DmfA-gegevens over aan de instellingen van de sociale zekerheid. Die baseren zich op de DmfA-gegevens om burgers sociale rechten toe te kennen. Op het einde van de aangiftetermijn van ieder kwartaal stelde de KSZ in 2018 telkens ongeveer vijf miljoen gegevens ter beschikking van het netwerk. Dit gebeurde bijna altijd binnen de vier dagen na ontvangst van de aangifte.

Limosa

Buitenlandse werknemers die een tijdje in België komen werken, kunnen indien nodig een beroep doen op de Belgische sociale zekerheid. Ze moeten dan wel sociaal verzekerd zijn in hun thuisland. Buitenlandse instellingen bezorgen ons attesten die bewijzen dat de werknemer correct is verzekerd volgens de sociale zekerheid in zijn thuisland.

Als een werkgever zijn werknemer vanuit het buitenland tijdelijk of gedeeltelijk in België wil laten werken, dan moet die activiteit vooraf worden gemeld via de onlinedienst Limosa.

Bij de RSZ verzamelen we de gegevens van de ontvangen attesten en de Limosameldingen in het Limosakadaster. Dat is een gegevensbank met alle informatie over buitenlandse arbeid in België. Verschillende instellingen en inspectiediensten hebben er toegang toe.

Voor 2018 stellen we zo vast dat voor 249.755 unieke personen minstens één Limosamelding gedaan werd (87% werknemers en 13% zelfstandigen). Wanneer we het aantal aangegeven periodes bekijken, tellen we 35,5 miljoen dagen voor werknemers en 5,7 miljoen dagen voor zelfstandigen.

WABRO

De onlinedienst WABRO (Working Abroad) is ontwikkeld voor de behandeling van de dossiers ‘toepasselijke wetgeving’ (Europese A1-verklaringen en de bilaterale documenten) op basis van Europese en bilaterale socialezekerheidswetgeving. WABRO voegt de oude onlinediensten GOTOT-OUT (detacheringen vanuit België) en GOTOT-GT (gelijktijdige tewerkstelling in meerdere landen) samen tot een nieuwe, verbeterde dienst. Alle gegevens van werknemers die niet in België werken, maar onderworpen blijven aan de Belgische sociale zekerheid, worden hier verzameld en zijn raadpleegbaar.

WABRO wordt aan RSZ-werkgevers, sociaal secretariaten en dienstverleners aangeboden via een beveiligde toegang. Werkgevers en hun vertegenwoordigers kunnen online hun aanvragen indienen en de documenten worden elektronisch behandeld en afgeleverd via de e-Box.

De onlinedienst wordt doorlopend aangepast: bij reglementaire wijzigingen en om zijn performantie, gebruiksvriendelijkheid en efficiëntie te garanderen. Tegelijkertijd wordt de kwaliteit van de behandelde dossiers verbeterd, onder andere door crosscontroles met databanken zoals het werkgeversrepertorium, Dimona...

In 2018 reikten we via WABRO 139.073 A1-verklaringen uit. Dat is opnieuw een stijging tegenover de voorgaande jaren (135.506 in 2017, 106.491 in 2016 en 85.280 in 2015).

De RSZ als coördinator

In de loop van de jaren hebben we heel wat kennis opgedaan over e-government. Die ervaring helpt ons om richting te geven aan projecten waarin we met anderen samenwerken.

ASR

ASR staat voor ‘aangifte van sociaal risico’. ASR is een onlinedienst waarmee werkgevers melden dat een werknemer niet meer in staat is om te werken, bijvoorbeeld door ziekte, ongeval of werkloosheid.

Over ASR is er regelmatig overleg. Werkt de onlinedienst nog zoals het hoort? Hoe kunnen we hem nog verbeteren? We vragen het onder meer aan werkgevers en sociale secretariaten.

De RSZ stuurt dat overleg en houdt de technische ontwikkeling nauwlettend in de gaten. Daarbij putten we volop uit de ervaring die we met e-government hebben opgedaan.

Blijvend moderniseren

Projecten zoals Bijklussen en Green@work illustreren dat de RSZ ook in 2018 verder schreef aan het e-governmentverhaal.

Onze belangrijkste plannen vindt u op de pagina Vooruitblik. Via de Werkgroep voor de Modernisering van het Beheer van de Sociale Zekerheid, waarvan de RSZ voorzitter is, proberen we die plannen op de agenda te krijgen en uit te werken.

Het sterke punt van die groep is dat hij breed gedragen is. Hij bestaat uit vertegenwoordigers van de politiek, de administratie en de sociale partners. Daardoor is hij al meer dan tien jaar lang de drijvende kracht achter het e-governmentbeleid in de sociale zekerheid.