Identification des employeurs

Une entreprise qui engage des travailleurs doit effectuer une demande d’inscription auprès de l’ONSS. Elle peut pour ce faire introduire sa requête dans WIDE, un service en ligne simple d’utilisation sur le portail de la sécurité sociale.

Les entreprises qui introduisent une demande valable se voient octroyer la qualité d’employeur. Ce processus s’appelle l’identification. Chaque employeur enregistré se retrouve dans une base de données : le répertoire des employeurs.

Nous inscrivons l’employeur dans la ou les catégorie(s) exacte(s) d’employeur en fonction de l’activité qu’il a déclarée. Cette catégorie est importante car elle détermine les taux de cotisations dus.

Employeurs actifs

Fin 2018, le répertoire des employeurs comportait 250 801 employeurs actifs. Le graphique suivant révèle l’évolution du nombre d’employeurs actifs depuis 2014.

Ces dernières années, le nombre d’identifications était légèrement plus élevé que le nombre de suppressions. En 2018, 29 475 nouveaux employeurs ont ainsi été inscrits dans le répertoire et 26 710 employeurs en ont été supprimés.

Le répertoire des employeurs reprend toutes les entreprises identifiées à l’ONSS en tant qu’employeur. Nous veillons à ce que les données de ce répertoire soient toujours à jour. Pour ce faire, nous nous basons sur diverses sources :

• les rectifications à partir de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) ;
• les informations fournies par les employeurs ;
• les informations en provenance des services d’inspection ;
• nos propres consultations des banques de données officielles, comme le Moniteur belge, le Registre national et la BCE.

De notre côté, nous alimentons aussi la BCE avec certaines informations dont nous disposons. La BCE est ainsi directement informée de l'octroi (et de la suppression) de la qualité d’employeur. Par ailleurs, dans un nombre restreint de cas de figure, nous octroyons nous-mêmes le numéro d’entreprise (par exemple pour les employeurs étrangers sans établissement en Belgique). Dans la grande majorité des cas, cette tâche est réalisée par les guichets d’entreprises ou les greffes.

Enfin, l’ONSS transmet aussi une série de données du répertoire des employeurs (numéro ONSS, catégorie d’employeur attribuée, etc.) aux autres institutions de sécurité sociale par le biais de la Banque-Carrefour de la sécurité sociale.

Rectifications dans le répertoire des employeurs

Le graphique suivant montre le nombre de rectifications apportées dans le répertoire des employeurs sur la base des informations de la BCE. Une augmentation du nombre de rectifications peut être observée en 2018 par rapport aux années précédentes. La cause réside notamment dans la conversion des SPRL unipersonnelles en SPRL en février 2018 et dans les modifications consécutives à l’entrée en vigueur de la réforme du droit des sociétés en novembre 2018 (notamment la suppression des sociétés civiles).

Un employeur peut mandater un secrétariat social ou un prestataire de services pour gérer son fichier du personnel, remplir ses déclarations et accomplir d’autres actes administratifs vis-à-vis de la Sécurité sociale. L’inscription et la gestion des mandats se font dans le service en ligne Mahis. La désignation ou la suppression d’un mandataire est alors reprise dans le répertoire des employeurs.

En 2018, la plupart des employeurs faisaient appel à un mandataire pour leur administration sociale. 88 % étaient ainsi affiliés à un secrétariat social agréé et 10 % à un prestataire de services non agréé. Seuls 2 % des employeurs ne sont pas affiliés à un mandataire.

Suite à la fusion entre l’ONSS et l’ORPSS au 1er janvier 2017, deux répertoires coexistent temporairement : le répertoire des employeurs et le répertoire des administrations provinciales et locales (APL). Un groupe de travail se penche actuellement sur leur intégration. Entretemps, cette section fournit quelques informations relatives au répertoire des APL.

La gestion de ce répertoire comprend elle aussi l’inscription des nouveaux employeurs, la tenue à jour de leurs données d’identification et la suppression des employeurs qui ne sont plus en activité. La relation entre les employeurs et leur mandataire, gérée via le service en ligne Mahis, y est également reprise. Enfin, quelques spécificités liées au secteur public local sont de plus enregistrées dans ce répertoire. Il s’agit notamment, suite à une analyse des décisions des Conseils des administrations provinciales et locales, de l’intégration des données d’affiliation :

• au Fonds de pension solidarisé pour les membres du personnel nommé à titre définitif ;
• au 2e pilier de pension pour les contractuels ;
• à un service social collectif.

L’ONSS transmet par ailleurs une série de données issues de ce répertoire aux autres institutions de sécurité sociale par le biais de la Banque-Carrefour de la sécurité sociale.

Fin 2018, le répertoire des APL comportait 1 866 employeurs actifs. 85 % d’entre eux étaient affiliés à un prestataire de services.