In 2016 besliste de RSZ dat het tijd was voor een grondige herinrichting van zijn hoofdkantoor aan het Hortaplein in Brussel (het ‘Hortagebouw’). Er stonden een aantal belangrijke integratiebewegingen op stapel. Bovendien wilde de RSZ de ouderwetse compartimentering van de werkruimte in gesloten kantoren inruilen voor een open space, die een veel betere omgeving vormt voor onderlinge samenwerking.

Verdieping per verdieping

Na een voorbereidende fase in 2016 van plannen maken en bestekken schrijven, startte vanaf mei 2017 de renovatie van verdieping 2. In de maanden daarna volgden een na een de overige vier verdiepingen.

De aannemer brak de wanden af, installeerde een sprinklersysteem, HVAC en elektriciteit aan, legde het vasttapijt en plaatste nieuwe wanden. De eigen technische diensten van de RSZ namen de installatie van wifi en de vervanging van de verlichting voor hun rekening.

Tijdens de werkzaamheden verhuisden medewerkers naar een tijdelijke locatie, tot hun verdieping klaar was. Voor deze verhuis werd dankbaar gebruikgemaakt van de gebouwen aan de Jozef II- en Wetstraat, die vroeger van DIBISS waren.

Duurzaamheid

In het bestek heeft de RSZ speciale aandacht gevraagd voor de duurzaamheid van de werkzaamheden. Door de aandacht van de aannemer hierop te richten werd er onder andere voor gekozen om een ‘cradle to cradle’-tapijt te installeren en konden de rotswolisolatiepanelen hergebruikt worden in een ander project van de aannemer waar aan dakvernieuwing werd gedaan. De binnenwanden werden aan een organisatie verkocht die aan hergebruik van materialen doet. De RSZ heeft gezocht naar oplossingen voor het meubilair dat niet meer hergebruikt kon worden. Kasten en bureaustoelen werden verkocht aan het personeel, ander meubilair werd zoveel mogelijk verkocht aan externe organisaties.

Lees ook Duurzaamheid: een award voor de renovatie van het RSZ-gebouw.

Aankoopprocedures

Het meubilair werd voor het grootste deel aangekocht via de bestaande contracten van FOR/CMS. Voor het losse meubilair dat niet via de bestaande contracten kon worden aangekocht, werd een aparte overheidsopdracht opgesteld. Onder andere lockers, banken in de niches en een afvalsorteringmeubel waren maatwerk. Voor de signalisatie in de kantooromgeving en de huur van warmedrankenautomaten werd een beroep gedaan op kaderovereenkomsten die Smals heeft afgesloten.

Participatie en communicatie

De RSZ vindt participatie belangrijk en heeft zijn medewerkers zoveel mogelijk bij het ontwerpproces betrokken. Vertegenwoordigers van elke directie konden mee beslissen over het gebruik van de kleuren en materialen in de kantooromgeving.

In de maanden die aan de opening van de eerste gerenoveerde verdieping voorafgingen, werd een tentoonstelling georganiseerd. Die gaf medewerkers een idee van hoe de nieuwe omgeving eruit zou zien.

Bij de opening van een gerenoveerde verdieping kregen de medewerkers een ontbijt aangeboden en ontvingen ze na een rondleiding een welcome pack. Dat bestond uit enkele gadgets en brochures met informatie over hoe ze in de nieuwe omgeving aan de slag kunnen gaan.