Beheer van de Dimona-aangiften

De Dimona, of de onmiddellijke aangifte van tewerkstelling, is een elektronische aangifte waarmee alle werkgevers elke in- of uitdiensttreding van een werknemer aan de RSZ moet melden. Er werd ook een mobiele versie ontwikkeld, zodat werkgevers hun werknemers nog sneller en gemakkelijker kunnen aangeven via tablet of smartphone.

De aangifte in Dimona van alle werknemers waarmee de werkgever een arbeidsrelatie onderhoudt, draagt bij tot de opbouw van een elektronisch personeelsbestand. Dit bestand vormt de perfecte weergave van de tewerkstelling bij elke werkgever. De werkgever heeft op die manier zijn geactualiseerde personeelsbestand ter beschikking.

Een systematische controle

De gegevens die de werkgever in Dimona invoert, worden ook gebruikt door andere instellingen van sociale zekerheid om burgers sociale rechten toe te kennen. Het is dus heel belangrijk dat de Dimona-aangiften correct en tijdig ingediend worden.

Dit is de reden dat elke Dimona-aangifte bij invoer automatisch gecontroleerd wordt. Achteraf maakt de RSZ een vergelijking tussen de gegevens aangegeven in Dimona en die in de DmfA. Deze kruiscontrole gaat voor eenzelfde werkgever de coherentie na tussen het aantal werknemers waarvoor er een actieve arbeidsrelatie in Dimona bestaat, en het aantal werknemers dat in de DmfA gemeld wordt. Als er een incoherentie vastgesteld wordt, brengt de RSZ de werkgever of zijn mandataris op de hoogte. Die moet dan de nodige correcties aanbrengen.

In 2017 kwam uit ongeveer 96% van de kruiscontroles geen enkele anomalie naar voor: een bewijs van de kwaliteit van de gegevens die bij de RSZ aangegeven worden.

Een aangifte in permanente verandering

Dimona was oorspronkelijk een beperkte aangifte, waarbij de werkgever of zijn mandataris enkel de identificatiegegevens van de werknemer, en de begin- en einddatum van de tewerkstelling moest aangeven. De voorbije jaren zijn een aantal specifieke statuten ingevoerd, waarvoor meer gedetailleerde gegevens worden opgevraagd. Als ze aan bepaalde voorwaarden voldoen, vallen werknemers die onder deze statuten aangeworven zijn, onder een gunstregime qua socialezekerheidsbijdragen.

2012
Studenten
Contingent werknemer: 50 dagen of 475 uur vanaf 2017
2014
Gelegenheidswerknemers (horeca)
1. Contingent werknemer: 50 dagen
2. Contingent werkgever: 200 dagen
2015
Flexi-jobs (horeca)
Gewone tewerkstelling (80%) vereist in T-3
2017
‘Artikel 17’-werknemers (socioculturele sector)
Contingent werknemer: 25 dagen

Door de invoering van deze nieuwe statuten werd de Dimona-aangifte steeds meer een interactieve aangifte die belangrijke informatie terugkoppelt naar de werkgever. Het gaat meer bepaald om:

  • het beheer van de contingenten: een werkgever moet op voorhand het aantal geplande arbeidsdagen (geplande arbeidsuren in het geval van studenten, sinds 2017) opgeven. Er wordt meteen gemeld of de aangegeven persoon al dan niet onder het gewenste statuut kan werken.
  • de automatische controle op de naleving van de voorwaarden van het statuut ‘flexi-job’: om onder het statuut van ‘flexi-job’ te kunnen worden aangeworven, moet een werknemer in het 3e kwartaal vóór het kwartaal van de flexi-job (T-3) voor minstens 80% tewerkgesteld zijn geweest bij een andere werkgever dan deze die hem als flexi-jobwerknemer wil aanwerven. Deze voorwaarde wordt beoordeeld op basis van een datastroom tussen Dimona en de loopbaandatabank die door Sigedis wordt beheerd en aangevuld.

Evolutie van het aantal Dimona-aangiften

Tussen 2014 en 2017 is het totale aantal Dimona-aangiften bij de RSZ gestegen van ongeveer 25 miljoen naar meer dan 37 miljoen. Dat is dus een verhoging van 50%.

Deze aanzienlijke verhoging is te verklaren door een globale herwaardering van werk in loondienst, maar vooral ook door een toename van personeelsbewegingen en een flexibilisering van de arbeidsmarkt.

Verdeling van de Dimona-aangiften per statuut

De grafiek hieronder geeft een overzicht van de verdeling van de Dimona-aangiften in 2017 op basis van de verschillende statuten die sinds 2012 zijn ingevoerd.

Op een totaal van 37,5 miljoen verwerkte aangiften in 2017 heeft bijna een kwart betrekking op werknemers die onder een van de bovenvermelde specifieke statuten zijn aangeworven. Studentenwerk vormt het belangrijkste specifieke statuut (17%).

Op de portaalsite van de sociale zekerheid vindt u een gedetailleerde beschrijving van Dimona. new venster

Beheer van de DmfA-aangiften

De DmfA of multifunctionele aangifte is een elektronische aangifte. Elke werkgever die werknemers tewerkstelt, moet elk kwartaal een DmfA overmaken aan de RSZ.

De aangifte bevat de loon- en arbeidstijdsgegevens van alle werknemers die tijdens een bepaald kwartaal bij een werkgever tewerkgesteld zijn. Op basis van de DmfA berekent de RSZ het bedrag aan bijdragen en bijdrageverminderingen voor de werknemers.

Sommige gegevens die in de DmfA gemeld worden, worden ook ter beschikking gesteld van andere socialezekerheidsinstellingen. Zij gebruiken ze om sociale rechten aan werknemers toe te kennen. Het zal wel duidelijk zijn dat het uiterst belangrijk is dat de RSZ op tijd kwaliteitsvolle gegevens binnenkrijgt.

De werkgever moet de DmfA indienen in de loop van de maand die volgt op het verlopen kwartaal. Omdat ze een zeer groot volume aan aangiften behandelen, krijgen de erkende sociale secretariaten daarvoor 15 werkdagen extra. Als de originele aangifte geregistreerd is in de databank, kan een werkgever of zijn mandataris nog correcties aanbrengen door een of meer wijzigende aangiften op te sturen.

Op het portaal van de sociale zekerheid vindt u een gedetailleerde beschrijving van de DmfA. Nieuw venster

Controle en rechtzetting van DmfA-aangiften

Om de stiptheid en de kwaliteit van de ingediende aangiften te garanderen, heeft de RSZ een reeks controles ingevoerd.

Om de stiptheid te verzekeren, gaan wij na of de DmfA-aangiften binnen de gevraagde termijnen ingediend zijn. Werkgevers die hun aangiften niet op tijd indienen, worden aan hun wettelijke verplichtingen herinnerd en riskeren een sanctie.

Om de kwaliteit van de aangegeven gegevens te verzekeren, gebeurt er bij de registratie van elke aangifte een automatische controle op anomalieën. Fouten die betrekking hebben op de berekening van de bijdragen zetten wij onmiddellijk recht. Het resultaat van die correctie wordt aan de werkgever of zijn mandataris doorgestuurd. Andere anomalieën accepteren we voorlopig bij ontvangst van de aangifte, en we brengen de werkgever ervan op de hoogte. We verzoeken de werkgever dan om de fout zo snel mogelijk recht te zetten met een wijzigende aangifte.

Sommige anomalieën beïnvloeden de berekening en/of toekenning van de sociale rechten van werknemers (vakantiegeld voor arbeiders, eindejaarspremies in sommige sectoren...) en worden prioritair behandeld. Soms moet de inspectie optreden en bij de werkgever de juistheid van de gegevens controleren.

Daarnaast wordt ook de coherentie van de gegevens in Dimona en DmfA systematisch gecontroleerd.

Behalve de feitelijke juistheid van de aangiften, controleert de RSZ ook of bijdrageverminderingen die werkgevers aanvragen, gerechtvaardigd zijn.

De DmfA-aangifte in enkele cijfers

In 2017 heeft de RSZ ieder kwartaal ongeveer 456.000 DmfA-aangiften ontvangen en verwerkt. In het schema hieronder staan de gemiddelden per kwartaal voor de verwerking van deze aangiften.

Infografiek kerncijfers DMFA (click hieronder voor tekstversie

Zie tekstversie voor deze infografiek

  • 456.000 Behandelde DmfA-aangiften per kwartaal
  • 233.000 Originele aangiften
  • 223.000 Verklaringen van wijziging
  • 5,3 miljoen werknemerslijnen
  • 99,97% van de werknemerslijnen zonder prioritaire anomalie 6 maand na de registratie
  • 99% van de aangiften aanvaard bij indiening, na automatische controle
  • 96% van de aangiften zonder anomalie crosscontrole op het moment van de registratie

Nota over de werkgeverslijnen:
In de DmfA-aangifte komt een werknemerslijn overeen met het niveau waarop de socialezekerheidsbijdragen worden berekend voor een werknemer. Het is ook van hieruit dat de gegevens worden doorgestuurd naar het socialezekerheidsnetwerk. Voor iedere werknemer vinden we minimaal één werknemerslijn terug in de DmfA-aangifte. Wanneer er in de loop van een kwartaal wijzigingen optreden die een impact hebben op de berekening van de bijdragen (bijvoorbeeld als de werkgever van activiteit verandert), kunnen er meerdere werknemerslijnen zijn voor eenzelfde werknemer. Om die reden is het aantal werknemerslijnen steeds groter dan het aantal werknemers die in de loop van een kwartaal zijn tewerkgesteld.

Beheer van de Limosa-aangiften

Als een werkgever zijn werknemer vanuit het buitenland tijdelijk of gedeeltelijk in België wil laten werken (detachering), dan moet die activiteit vooraf worden gemeld met de onlinedienst Limosa. Dit moet ook gebeuren voor zelfstandigen die in het buitenland gevestigd zijn, maar een opdracht in België uitvoeren.

Het is de (doorgaans buitenlandse) werkgever of zelfstandige die de Limosamelding moet uitvoeren. De Belgische klant voor wie de gedetacheerde werknemer of zelfstandige aan de slag gaat, moet nagaan of de Limosamelding is uitgevoerd. Is er geen Limosamelding uitgevoerd, dan moet de Belgische klant het ontbreken van de Limosamelding signaleren via de portaalsite van de sociale zekerheid.

Nieuwe versie van Limosa in 2017

In het kader van de verschillende Plannen voor eerlijke concurrentie en de omzetting van de Europese Handhavingsrichtlijn is de Limosa-meldingsplicht in oktober 2017 aangepast. Zo moet er een aantal bijkomende gegevens ingevuld worden (aanduiding van een verbindingspersoon, van de economische sector waarbinnen de opdracht in België plaatsvindt...). Bovendien zijn een aantal wijzigingen doorgevoerd om de kwaliteit van de gegevens te optimaliseren.

De Limosa-aangifte door de jaren heen

De grafiek hieronder geeft een overzicht van de evolutie van het totale aantal Limosa-aangiften en het totale aantal unieke personen die werden aangegeven.

Tussen 2014 en 2017 is het totale aantal Limosa-aangiften gestegen van 531.00 naar 812.000. Dat is een toename van om en bij de 53%. In 2017 werden 687.000 aangiften ingediend voor werknemers en 125.000 voor zelfstandigen. Het aantal fysieke personen dat betrokken is bij deze aangiften is in dezelfde periode eveneens gestegen, maar minder aanzienlijk dan het aantal aangiften.

Meer informatie over Limosa vindt u op het portaal van de sociale zekerheid Nieuw venster (in het kader van uw controleverplichting) en op de website Working in Belgium Nieuw venster.

Limosakadaster

Bij de RSZ verzamelen we de gegevens van de Limosameldingen in het Limosakadaster. Dat is een gegevensbank met alle informatie over arbeid in België vanuit het buitenland. Verschillende federale sociale-inspectiediensten en andere federale en regionale instellingen hebben er toegang toe via de onlinedienst Dolsis.

De RSZ heeft in 2017 volop de gegevens in het kadaster, aangevuld met gegevens in andere databanken, geëxploiteerd in het kader van datamining en fraudeopsporing

Landen van herkomst

De volgende figuur toont de top-10 van de landen van waaruit de werknemers die naar België gedetacheerd zijn – en dus doorgaans niet aan de Belgische sociale zekerheid zijn onderworpen – het vaakst afkomstig zijn. De cijfers zijn gebaseerd op het aantal unieke personen gemeld in Limosa.

De figuur toont het vestigingsland van de werkgever, niet de nationaliteit van de werknemer. Duidelijk is dat veruit de meeste gedetacheerde werknemers in dienst zijn van werkgevers gevestigd in Nederland, gevolgd door Poolse werkgevers. Werkgevers gevestigd in Duitsland, Frankrijk en Portugal vervolledigen de top-5.

Gegevens doorsturen naar het netwerk van de sociale zekerheid

Bepaalde gegevens in verband met werkgevers en werknemers die door de RSZ zijn verzameld, worden ter beschikking gesteld van andere socialezekerheidsinstellingen via de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ). Het is op basis van deze gegevens dat de betrokken instellingen de verschillende sociale rechten aan de burger toekennen: ziekte- en invaliditeitsverzekering, werkloosheid, pensioen, arbeidsongevallen, beroepsziekten, kinderbijslag en jaarlijkse vakantie.

Om de veiligheid van persoonsgebonden gegevens te garanderen, werd een systeem voor de beveiliging van gegevensstromen binnen het socialezekerheidsnetwerk ingevoerd. Dankzij een filteroperatie bij de KSZ ontvangen de verschillende instellingen enkel de gegevens die ze echt nodig hebben en waarvoor ze de noodzakelijke goedkeuringen hebben gekregen.

De RSZ werkt nauw samen met de KSZ om ervoor te zorgen dat deze stromen optimaal verlopen. Samen analyseren ze meer bepaald de wijzigingen in de structuur van de aangiften en hun eventuele impact op het netwerk voordat ze doorgevoerd worden.

Als authentieke bron onderzoekt de RSZ ook aanvragen van instellingen om bijkomende DmfA-gegevens te krijgen, op basis van welomschreven doeleinden.

Studentenwerk, gelegenheidswerk in de horeca & interim: onze tools om gegevens te raadplegen

Het systeem van het contingent

Studenten of gelegenheidswerknemers in de horeca genieten een voordelige berekening van de socialezekerheidsbijdragen, binnen bepaalde limieten. Zo geldt het voordelige tarief voor een beperkt aantal dagen/uren per kalenderjaar: dit noemen we het ‘contingent’. Om de werknemers gemakkelijk en snel hun contingent te laten controleren, stelt de RSZ hen twee onlinediensten ter beschikking: Student@work en Horeca@work.

Elke werkgever die een student aanwerft, en elke horecawerkgever die een gelegenheidswerknemer in dienst neemt, deelt dit via Dimona elektronisch mee. De arbeidsdagen van de student of de gelegenheidswerknemer worden in deze onlinediensten automatisch van het contingent afgetrokken.

Studentenwerk: Student@work

Een jobstudent beschikt over een contingent van 475 uren waarin hij mag werken zonder onderworpen te zijn aan de gewone bijdragen. Zijn werkgever en hijzelf zijn enkel een solidariteitsbijdrage verschuldigd.

Via de onlinedienst en mobiele applicatie Student@work kan de student zijn contingent raadplegen. Zo kent hij het aantal uren dat hij nog tegen verminderde sociale bijdragen kan werken. Hij kan ook een attest voor zijn werkgever aanmaken. Zo heeft ook die een duidelijk zicht op het aantal uren waarop hij de student nog kan tewerkstellen zonder het contingent te overschrijden. Ten slotte heeft de student in deze onlinedienst ook een overzicht van alle studentenjobs die hij al deed.

Gelegenheidswerk in de horeca: Horeca@work

Een gelegenheidswerknemer in de horeca is:

  • elke werknemer aangeworven door een horecawerkgever, of
  • elke werknemer die door een interimkantoor aangenomen is voor een gebruiker uit de horeca, en
  • die voor maximaal twee opeenvolgende dagen aangeworven is met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde duur of voor een duidelijk omschreven werk.

Onder bepaalde voorwaarden worden de sociale bijdragen voor gelegenheidswerknemers in de horeca op een voordelig uur- of dagforfait berekend. De gelegenheidswerknemer geniet dit forfait gedurende maximum 50 dagen per kalenderjaar. Voor de werkgever is dit 200 dagen. Als die quota overschreden worden, dan worden de bijdragen opnieuw op het reële loon berekend.

Met de onlinedienst Horeca@work controleren werknemers eenvoudig en snel hun resterend aantal dagen. Een kalender toont op welke dagen ze als gelegenheidswerknemer aan de slag zijn geweest of ingepland werden. Daarnaast is er ook een lijst van betrokken werkgevers beschikbaar. Werknemers kunnen voor hun werkgever een attest afdrukken dat het aantal resterende dagen vermeldt. Op het attest staat ook een code waarmee de werkgever online het resterende aantal dagen van een werknemer kan nagaan.

Uitzendwerk: Interim@work

Als uitzendkrachten niet op tijd of niet correct aangegeven worden bij de sociale zekerheid, kunnen ze in de problemen komen. Ze lopen immers het risico om uitkeringen of andere voordelen waar ze recht op hebben, niet of te laat te ontvangen. De RSZ ontwikkelde daarom een nieuwe onlinedienst die uitzendkrachten meer zekerheid geeft over hun situatie en misbruiken voorkomt.

In Interim@work krijgen uitzendkrachten hun arbeidsrelaties te zien, zowel voor het huidige, het vorige als het volgende jaar. Ze zien dus of het uitzendbureau voor specifieke werkperiodes een Dimona voor hen gedaan heeft. Ze kunnen de arbeidsrelaties filteren en nagaan of de juiste gebruikende onderneming aangeven staat. Het is ook mogelijk om de lijst van arbeidsrelaties te exporteren.

Wie een probleem ziet – bijvoorbeeld een ontbrekende Dimona-aangifte of een onverwachte wijziging – kan de kwestie met het uitzendbureau aankaarten.