Teamcoördinator, Algemene directie Identificatie en Controle van de aangiften

Cindy Breda

Teamcoördinator, Algemene directie Identificatie en Controle van de aangiften

"Werkrelaties worden menselijker en toegankelijker"

Ik ben in 2011 bij de RSZ aangekomen. In de loop van de jaren heb ik mogen merken dat de RSZ zijn werknemers een moderne en aangepaste werkplek wil bieden. Met de invoering van de 'New Way of Working' in 2017 is dat voor sommigen onder ons ook werkelijkheid geworden. Onze nieuwe werkomgeving is gemoedelijk en open. Individuele kantoren en andere gesloten ruimtes hebben plaats gemaakt voor gemeenschappelijke, ruime en moderne zones. De Algemene Directie Identificatie en Controle had een communicatienetwerk geïnstalleerd, zodat we op de hoogte bleven van de evolutie van de werken. De overgang is daardoor vlot verlopen.

Vandaag zijn er geen gesloten ruimtes meer die het contact tussen collega's belemmeren. Tegenwoordig gaat iedereen overal met elkaar om, ongeacht je graad of het team waartoe je behoort. Onze werkrelaties zijn menselijker en toegankelijker. Het is nu ook eenvoudiger voor ons om moeilijke dossiers te behandelen: we wisselen vlotter ideeën en expertise uit met collega’s. Erg verrijkend allemaal!

Geen prikklok meer

Bovenop de nieuwe omgeving is ook het telewerk verder uitgebouwd en de prikklok afgeschaft. Beide evoluties gaan volgens mij hand in hand. Ik heb nog deel uitgemaakt van de tweede golf telewerkers, toen voor de niet-telewerkers nog het prikkloksysteem bestond. Ik herinner me dat er spanningen waren met collega’s die dat niet echt eerlijk vonden. Hoe kun je trouwens de werktijd berekenen die je thuis doorbrengt? Het werd dus lastig om een prikkloksysteem te behouden en toch iedereen gelijk te behandelen.

Telewerk wordt al snel een tweesnijdend zwaard. Je moet een zekere zelfdiscipline aan de dag leggen. Dat is zeker zo als je voor de Controledienst werkt, waar de werklast voortdurend schommelt. Je moet je dus vaak in vraag stellen en herorganiseren.

Betere levenskwaliteit

De overgang naar twee telewerkdagen heeft mijn levenskwaliteit enorm verbeterd! Bovenop de vier uur die ik elke week recupereer en aan mijn gezin of mezelf spendeer, benut ik die twee dagen om me op belangrijkere dossiers te concentreren, of om een reeks gelijkaardige dossiers te behandelen. En toch ben ik altijd bereikbaar voor mijn collega’s – we zijn daarop voorzien.

Michaël Gomand, Adviseur geschillen en juridisch advies

Michaël Gomand

Adviseur geschillen en juridisch advies

"Een voordeel voor alle partijen"

In het kader van het Justitieplan wou de regering dat de RSZ de sommen die een werkgever niet betaald heeft, net zoals de fiscus met een dwangbevel zou invorderen. Tot dan toe gebruikten wij het dwangbevel alleen voor specifieke gevallen. De normale situatie was om een schuldenaar te dagvaarden voor de arbeidsrechtbank en hem te laten veroordelen tot betaling van bijdrageachterstallen. In de praktijk werd 90% van de gerechtelijke beslissingen bij verstek (dus in afwezigheid van de schuldenaar) of op tegenspraak (dus in aanwezigheid van de schuldenaar) uitgesproken, en werden er daarbij betalingstermijnen toegekend. De regering wilde de arbeidsrechtbanken van al deze procedures ontlasten om zo hun werklast te verminderen.

Dure procedures vermijden

De RSZ heeft dus heel wat inspanningen gedaan om zijn interne procedures te herzien en de werkgever op een betere manier te benaderen. Zo staan we de werkgevers dezelfde betalingstermijnen toe die ze van de rechtbank zouden krijgen. De RSZ gaat over tot invordering via dwangbevel als de schuld niet voor betwisting vatbaar is, en houdt de dagvaarding achter de hand voor die gevallen waar wel betwisting mogelijk is. Dat is een voordeel voor alle partijen. De werkgever krijgt goede betalingsfaciliteiten en moet niet voor de rechtbank verschijnen – hij moet dus ook niet de kosten van bijvoorbeeld een advocaat dragen. De RSZ vordert dan weer zonder een dure procedure te moeten opstarten.

De RSZ is proactiever geworden. Zodra we een schuld vaststellen, nemen wij via verschillende kanalen contact op met de werkgever om samen een oplossing te zoeken. De werkgevers kunnen de RSZ natuurlijk altijd contacteren via de website. Zo kunnen ze de beste betalingsfaciliteiten onderhandelen.

Snelle gegevensuitwisseling

Als de bijdragen niet betaald worden, kunnen we via een informaticacircuit de verschuldigde bedragen registreren, dwangbevelen uitschrijven en ze naar deurwaarders overal te lande sturen. De snelle gegevensuitwisseling maakt dat dit informaticacircuit het proces van gedwongen invordering efficiënt laat verlopen. We kunnen de dossiers ook beter opvolgen, zowel de procedures van gedwongen uitvoering als hun stopzetting wanneer de verschuldigde bedragen volledig vereffend zijn.

Omdat alles op zeer korte termijn rond moest zijn, was dit project een buitengewone uitdaging voor het ganse team. De samenwerking tussen de medewerkers van de operationele diensten en Smals leverde mooie resultaten op: we werkten op verschillende pistes om zo de beste te vinden. Ik vond het vooral fijn om mee te kunnen werken aan de herdefiniëring van de invorderingsstrategie van de RSZ, en om met mijn collega's van de Inning samen te werken. Zo konden we de werkgevers daadwerkelijk ondersteunen.

Sarah Halin, Experte in dossierbeheer, Directie Overzeese Sociale Zekerheid

Sarah Halin

Experte in dossierbeheer, Directie Overzeese Sociale Zekerheid

"Die veranderingen hebben onze gewoontes overhoop gehaald"

Wat is er veel veranderd en geëvolueerd sinds ik in juli 2009 bij de Overzeese Sociale Zekerheid – toen nog de DOSZ – aankwam! Ik kwam terecht in de dienst Actieve verzekerden, waar ik nog steeds werk, in de cel ‘Inning van de sociale bijdragen’. We werkten toen nog met papieren dossiers die vaak vrij dik en niet altijd in goede staat waren. Die werden met de goederenlift tot bij ons gebracht.

In 2014 zijn we voor de eerste keer verhuisd, voor onze fusie met de RSZPPO. Onze kantoren werden eind september in de Wetstraat ondergebracht. Op 1 januari 2015 was de fusie rond en kregen we de naam DIBISS. Vanaf dan werden onze papieren archieven langzaamaan gedigitaliseerd. Enkel de oude bijdragefiches waren op dat moment al ingescand. Tussendoor raakte ook bekend dat we het gloednieuwe programma ARCO Doma zouden gebruiken om ons elektronisch dossier te beheren.

Super Key users

We werden allemaal opgetrommeld om de algemene diensten te helpen bij het klaarmaken van de papieren dossiers die nog ingescand moesten worden. Tegelijk moesten alle leden van het personeel wennen aan nieuwe programma. Iemand heeft me toen voorgesteld om bij het team van ‘Super Key Users’ te gaan. Dat team zou zich als eerste met het programma vertrouwd maken, suggesties doen en verbeteringen aanbrengen, en daarna collega’s opleiden en helpen als ze problemen hadden. Die veranderingen hebben onze gewoontes toch overhoop gehaald – en er zat toen al een nieuwe fusie met de RSZ in de pijplijn.

Die fusie werd vanaf januari 2017 steeds concreter, terwijl wij nog maar pas van de vorige bekomen waren. In de loop van dat jaar heeft het team van ‘Super Key users’ zich moeten voorbereiden op de overgang van ARCO Doma naar EDE, het programma dat de RSZ gebruikte. Daarvoor zijn een heleboel voorbereidingsvergaderingen nodig geweest. De hulp van Smals was bij de overschakeling van onschatbare waarde.

Toegang tot telewerken

Deze perikelen zijn allemaal niet zonder slag of stoot verlopen, maar ze hebben uiteindelijk wel hun vruchten afgeworpen. Dankzij het elektronische dossier kunnen we telewerken. Weer een nieuwigheid, maar wel eentje waaraan we ons snel hebben aangepast en die voor meer flexibiliteit en veelzijdigheid zorgt.

Er zijn nog meer evoluties op komst. Op het moment dat ik deze woorden schrijf, moeten we nog naar onze nieuwe lokalen in het Victor Hortagebouw verhuizen, en onze computerprogramma’s verder ontwikkelen. Ik ga deze nieuwe uitdagingen alvast optimistisch tegemoet!

Jean-Claude Heirman, Directeur-generaal van de Juridische Diensten

Jean-Claude Heirman

Directeur-generaal van de Juridische Diensten

"We willen een wendbare organisatie met een open geest voor innovatie zijn"

Sinds meerdere jaren hebben de juridische diensten een traject van diepgaande herstructurering en modernisering afgelegd. Dat is nodig om het hoofd te bieden aan nieuwe veranderingen, zoals het veralgemeende gebruik van het dwangbevel om sociale bijdragen in te vorderen. Op 31 december 2017 werden de juridische diensten rond vier directies gestructureerd: de Directie Geschillen (resultaat van de fusie van Juridische Studies en Gerechtelijke Navorderingen), de Directie Beleidsvoorbereiding, de Directie Reglementering en het Front Office. Elk van deze directies wordt geleid door een adviseur-generaal of een adviseur, en alle directies werken gecoördineerd samen.

Juridische diensten ‘new look’

Omdat we met vele veranderingen geconfronteerd worden, hebben we beslist om onze processen en opdrachten te herbekijken. We wilden zo een wendbare organisatie worden die openstaat voor innovatie. Niet alleen integreren we verandering structureel in onze organisatie; we waarborgen op die manier ook een beter beheer van de nodige posten en competenties, voor vandaag en voor de toekomst. Onze medewerkers krijgen meer autonomie en verantwoordelijkheid, we verbeteren onze (interne en externe) klantgerichtheid, en we hebben meer controle over onze kernactiviteiten. In die context hebben we een nieuwe opdracht ontwikkeld: het precontentieuze onderzoek. Dat moet nutteloze geschillen vermijden door problemen bij de toepassing van de sociale wetgeving in een vroeg stadium te onderzoeken.

De processen verbeteren

We hebben ook een aantal projecten gelanceerd om onze processen te ondersteunen en te verbeteren. Zo moesten we door de fusie van Juridische Studies en Gerechtelijke Navorderingen het proces van gerechtelijke geschillen volledig herzien. Daarbij mochten we ook de kwaliteit niet uit het oog verliezen. Tezelfdertijd zorgden we er samen met Smals voor om verbeteringen aan te brengen aan bepaalde computerfunctionaliteiten en onze processen beter te ondersteunen.

Er lopen nog projecten, zoals een efficiëntere meting van onze activiteiten. Die is nodig om onze reële werklast te kennen. Ook het kennisbeheer, dat samenhangt met competentiebeheer, is een absoluut noodzakelijke opdracht van de RSZ. Het project Kennisbeheer moet namelijk alle knowhow op het vlak van wetgeving en rechtspraak samenbrengen. Ook die basisopdracht proberen wij verder te ontwikkelen in samenspraak met andere algemene directies (AD Inspectie en AD Controle).

Sébastien Kondov, Technologie-expert bij de Directie Inspectiediensten

Sébastien Kondov

Technologie-expert bij de Directie Inspectiediensten

"Met al onze talenten samen staan we sterker"

Ik ben bij de RSZ terechtgekomen in juli 2017, na de fusie van de inspectiediensten. Tot dan had ik 13 jaar bij de IT-dienst van de Inspectie van de FOD Sociale Zekerheid gewerkt. Ik had de indruk dat ik bij de RSZ zou kunnen meewerken aan de modernisering van de Inspectiediensten, en dat mijn talenten er beter van pas zouden komen. De fusie van de twee inspectiediensten – met gelijkaardige opdrachten, maar verschillende culturen, procedures en tools – en de korte voorbereidingstijd vormden een serieuze uitdaging. Maar dankzij de perfecte samenwerking tussen oude en nieuwe collega's zijn we erin geslaagd om de applicaties over te zetten die nodig waren om onze opdrachten verder te zetten. Deze synergie toont aan dat we sterker staan wanneer we al onze talenten combineren.

De uitdagingen van de fusie

De beslissing om van de twee inspectiediensten samen te brengen, past in een bredere context van harmonisering van de inspectiediensten van de sociale zekerheid. De fusie heeft sporen nagelaten. Er doken niet alleen technische en praktische vragen op; er was ook bezorgdheid bij het personeel... De inspectie is georganiseerd volgens een matrixstructuur. We zijn onderverdeeld in provinciale kantoren en thematische teams. Bij het team ‘Strategisch Management en Technologische Ondersteuning’ wilden we absoluut contact zoeken met die medewerkers die door tijdgebrek niet nauw genoeg bij het synergieproject betrokken waren. We hebben dus meer dan 200 mensen in heel België gevraagd: ‘Waar droom je van? Hoe kan technologie je productiever en gelukkiger maken?’

‘Inspectie 2020’

Als je verantwoordelijke mensen over de toekomst laat dromen, kan dat niets anders dan interessante ideeën opleveren die de productiviteit en het geluksgevoel verhogen. Onze enquête heeft uitgewezen dat onze medewerkers vooral verlangen naar geharmoniseerde procedures, tools en kennis. Ze vragen ook naar een vlottere toegang tot gegevens die nuttig zijn voor hun controles, ze willen digitaal kunnen werken op het terrein, en zouden graag nauwer betrokken zijn bij projecten. Resultaat? Eind 2017 besloten we om het programma ‘Inspectie 2020’ op te starten. Dat moet leiden tot de inspectiedienst waarvan iedereen droomt.

Ik ben blij dat ik kan meehelpen om van de nieuwe inspectie het referentiepunt in haar domein te maken – haar efficiëntie in de strijd tegen sociale fraude te verhogen en daarbij de waarden van de RSZ te respecteren. Bij de RSZ is er plaats voor mens en innovatie. Het is aan ons om dat idee over te brengen bij al onze collega's van de inspectie, de RSZ, en zeker ook bij onze partners en klanten.

Annelies Molin, Directiesecretaresse, Algemene directie Identificatie en Controle van de aangiften

Annelies Molin

Directiesecretaresse, Algemene directie Identificatie en Controle van de aangiften

“De New Way of Working is een positieve verandering voor mij”

Toen ik twee jaar geleden bij de RSZ begon te werken, kwam ik terecht in een kantoorgebouw zoals dat nu niet snel meer ontworpen zou worden. Veel medewerkers zaten in individuele bureaus, die uitgaven op lange gangen. Contact zoeken met mijn nieuwe collega’s vond ik in eerste instantie dus niet zo evident. De invoering van de ‘New Way of Working’ heeft daar voor mij twee positieve veranderingen in gebracht.

Open communiceren

Sinds onze verhuizing naar de vernieuwde werkomgeving, zit het secretariaat van de Algemene Directie Identificatie en Controle samen met de managementondersteuning in één zone waar het flexdeskprincipe geldt. Iedereen werkt in dit systeem, ook onze directeur-generaal. Ik vind dit zeker een meerwaarde. De New Way of Working zorgt voor een minder hiërarchische structuur en verlaagt de drempel voor communicatie tussen collega’s. Je hebt meer voeling met wat er leeft op de werkvloer.

Doordat we allemaal in één open werkruimte zitten, zijn we wel verplicht om open en direct te communiceren. Toegegeven, soms gebeurt het wel eens dat er iemand te luid aan het praten is en we mekaar storen, maar dan is het gewoon belangrijk om dat eerlijk aan te geven. Hoe dan ook merk ik dat er door de New Way of Working een grotere samenhang gekomen is binnen ons team en er een aangename sfeer heerst.

Betere werk-privébalans

De New Way of Working heeft een tweede positieve invloed: mijn werk-privébalans is beter. Dankzij de algemene invoering van telewerk kan ik mij beter organiseren, en dat zorgt voor heel wat minder stress. Samen met mijn collega’s van het secretariaat spreken wij af wie er wanneer op kantoor aanwezig is en wie er thuis kan werken. Zo verzekeren we de permanentie en kunnen bepaalde taken op een rustige manier, snel en efficiënt worden afgewerkt. Het is natuurlijk essentieel om goede afspraken te maken met je collega’s om deze manier van werken te doen slagen, maar ik heb het gevoel dat dit heel goed loopt binnen ons team.

Bert Strobbe, Directeur operationele diensten, Algemene directie Overzeese Sociale Zekerheid

Bert Strobbe

Directeur operationele diensten, Algemene directie Overzeese Sociale Zekerheid

“We voelden meteen dat de HVKZ ‘au sérieux’ genomen werd”

Op 1 januari 2018 werd de Hulp- en Voorzorgskas voor Zeevarenden (HVKZ) geïntegreerd in de Hulpkas voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering (HZIV) en de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. De HVKZ ging dus niet gewoon op in een andere instelling, maar werd opgesplitst en ondergebracht bij twee verschillende instellingen.

Buitenbeentje

De HVKZ is altijd een buitenbeentje geweest in het geheel van de openbare instellingen van sociale zekerheid. Ze bood een soort mini-sociale zekerheid voor een precieze doelgroep (de zeevarenden) en specifieke sector (de rederijen), op één plaats: in Antwerpen, ver weg van de inmenging van ‘Brussel’. Alle personeelsleden van de HVKZ, die zeer betrokken zijn bij hun job en terecht fier zijn op hun dienstverlening, voelden zich steeds een beetje anders dan de anderen. Dat maakte dat, op basis van gevoel, niemand werkelijk vragende partij was voor een fusie met andere instellingen.

Anderzijds had de instelling zeer beperkte middelen. Iedereen voelde wel aan dat we daarmee nooit het niveau van digitale dienstverlening konden bereiken dat noodzakelijk is in de steeds veranderende maatschappij. De beslissing tot integratie werd door velen dan ook ervaren als een noodzakelijk kwaad.

De HVKZ was een zeer kleinschalige instelling. Daarom was het personeel ook bang dat de RSZ met de belangen van de dienst en de dienstverlening weinig of geen rekening zou houden.

Een belangrijk signaal

Begin 2017 stelde de RSZ een projectleidster aan. Zij stond onder toezicht van een stuurgroep waarin de administrateur-generaal, de adjunct-administrateur-generaal en de directeurs-generaal van de Algemene Directie Identificatie en Controle en de Algemene Directie Sociale Maribel en Overzeese Sociale Zekerheid van de RSZ vertegenwoordigd waren. Voor elk domein waarop de integratie van toepassing was, werd er een werkgroep opgericht.

De vertegenwoordiging van het algemeen management boezemde ons onmiddellijk vertrouwen in: de diensten van de HVKZ werden ‘au sérieux’ genomen. Dit was een belangrijk signaal aan de medewerkers van de HVKZ. Ook het bezoek van het algemeen management aan het personeel en de lokalen in Antwerpen konden we zeer appreciëren.

Tijdens de werkzaamheden met de verschillende werkgroepen luisterde de RSZ naar de noden van de dienstverlening voor zeevarenden. We zochten samen naar de nodige oplossingen binnen de bestaande RSZ-processen. De overkoepelende projectleidster en de deelnemers aan de verschillende werkgroepen waren altijd beschikbaar voor vragen.

Meer middelen

De uitgebreidere middelen, mogelijkheden en ondersteuning van een organisatie zoals de RSZ overtuigden quasi iedereen van de positieve effecten van de integratie.

Toch verliep niet alles perfect. Het moeilijkste aspect bleek de ongerustheid van alle medewerkers over hun persoonlijke toekomst en concrete taken binnen de nieuwe organisaties. Dat was vooral het geval voor medewerkers in ondersteunende functies: boekhouding, personeelsbeleid enzovoort. Voor hen was de concrete inhoud van hun taak binnen de nieuwe instellingen niet meteen duidelijk. Deze onzekerheid heeft jammer genoeg als gevolg gehad dat twee zeer competente medewerkers de HVKZ vóór de integratie hebben verlaten. Het is uiteraard onmogelijk om iedereen te overtuigen van de voordelen van een integratie. Maar er blijkt nog maar eens dat bij een ingrijpende verandering een persoonlijke, aangepaste communicatie het belangrijkste element blijft om niemand te verliezen onderweg naar de uiteindelijke bestemming.

Op basis van de eerste maanden na de integratie binnen de RSZ kunnen we algemeen stellen dat dit een succesverhaal is. De sociale zekerheid van de zeevarenden blijft in elk geval gegarandeerd.